Kautionsabrechnung und Rückzahlung der Mietkaution: Fristen, Einbehalt, Muster

Nach dem Ende des Mietverhältnisses muss der Vermieter die Kaution samt Zinsen zurückzahlen, sobald er sie zur Sicherung seiner Ansprüche nicht mehr benötigt. Die Pflicht beruht auf der Sicherungsabrede, die der Kaution zugrunde liegt; Höhe, Ratenzahlung und Anlage regelt § 551 BGB. Eine feste gesetzliche Rückzahlungsfrist gibt es nicht: Dem Vermieter steht eine angemessene Prüfungs- und Abrechnungsfrist zu, deren Länge vom Einzelfall abhängt und auch mehr als sechs Monate betragen kann (BGH, Urteil vom 18.01.2006, Az. VIII ZR 71/05).

Grundsätzliche Verpflichtung des Vermieters zur Rückzahlung der Mietkaution

Die Verpflichtung des Vermieters zur Rückzahlung folgt aus der Sicherungsabrede: Die Kaution sichert nur seine Ansprüche aus dem Mietverhältnis. Während der Mietzeit muss er sie getrennt von seinem Vermögen anlegen, die Erträge stehen dem Mieter zu (§ 551 Abs. 3 BGB); er verwaltet das Geld also treuhänderisch. Daher gilt im Grundsatz die Regel, dass der Mieter einen Rechtsanspruch auf Rückzahlung – inklusive der im Anlagezeitraum angefallenen Zinsen – gegen den Vermieter hat, wenn das Mietverhältnis endet.

Gibt es eine konkrete Frist für die Rückzahlung der Mietkaution?

Die Rückzahlung muss nicht unmittelbar nach Beendigung des Mietverhältnisses erfolgen. Dem Vermieter wird eine Frist zugestanden, um die Mietimmobilie auf Schäden zu untersuchen und die finale Betriebskostenabrechnung zu erstellen. Eine gesetzlich geregelte Frist gibt es nicht – in der Praxis hat sich ein Zeitraum von drei bis sechs Monaten als üblich herausgestellt, wobei sich die Frist im Einzelfall auch auf mehr als ein Jahr ausdehnen kann, insbesondere im Hinblick auf die Betriebskostenabrechnung nach § 556 Abs. 3 S. 2 BGB. Achtung: Gemäß § 548 Abs. 1 BGB verjähren Ersatzansprüche wegen Veränderungen oder Verschlechterungen der Mietsache sechs Monate nach Rückgabe der Mietimmobilie. Wird dieser Zeitpunkt verpasst, kann der Mieter Verjährungseinrede erheben. Zu beachten ist zudem § 215 BGB, wonach die Aufrechnung mit einem bereits verjährten Anspruch möglich ist, sofern dieser zum Zeitpunkt der ersten Aufrechnungsmöglichkeit noch nicht verjährt war.

Wann verjährt der Rückzahlungsanspruch?

Der Anspruch des Mieters auf Rückzahlung der Kaution verjährt in der regelmäßigen Frist von drei Jahren (§ 195 BGB). Sie beginnt mit dem Schluss des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist und der Mieter von den anspruchsbegründenden Umständen Kenntnis erlangt hat oder ohne grobe Fahrlässigkeit hätte erlangen müssen (§ 199 Abs. 1 BGB). Maßgeblich ist die Fälligkeit, nicht der Auszug: Nach der Rechtsprechung des BGH wird der Anspruch mit der Abrechnung fällig, also sobald der Vermieter erklärt hat, ob und welche Forderungen aus dem Mietverhältnis er gegen den Mieter erhebt (BGH, Urteil vom 24.07.2019, Az. VIII ZR 141/17). Bleibt die Abrechnung aus, ist umstritten, wann die Verjährung beginnt; teils wird auf den Ablauf der angemessenen Prüfungsfrist abgestellt. Geht dem Mieter die Kautionsabrechnung im März 2026 zu, verjährt sein Anspruch mit Ablauf des 31.12.2029. Für Ihre eigenen Ansprüche gilt die Sechsmonatsfrist aus § 548 Abs. 1 BGB nur bei Veränderungen oder Verschlechterungen der Mietsache. Mietrückstände und Betriebskostennachforderungen verjähren dagegen ebenfalls in der regelmäßigen Frist von drei Jahren.

An wen muss der Vermieter die Mietkaution zurückzahlen?

Die Rückzahlung hat an denjenigen zu erfolgen, der als Mieter im Mietvertrag steht und die Kaution tatsächlich geleistet hat – und zwar auch dann, wenn zwischenzeitlich ein Eigentümerwechsel stattgefunden hat, denn die Kaution bei Eigentümerwechsel geht gemäß § 566a BGB automatisch auf den neuen Eigentümer über. Gibt es mehrere gleichberechtigte Mitmieter, sind diese hinsichtlich der Kaution Mitgläubiger gemäß § 432 BGB: Der Vermieter zahlt mit befreiender Wirkung nur an alle Mitmieter gemeinsam zurück. Ein einzelner Mitmieter kann die Rückzahlung deshalb nicht an sich allein verlangen, sondern nur die Zahlung an alle gemeinsam fordern. Als Vermieter sollten Sie daher darauf achten, dass schriftliche Rückzahlungsforderungen von allen Mitmietern unterschrieben sind.

Wann darf die Mietkaution einbehalten werden und wie darf sie verwendet werden?

Für das Einbehalten gilt der Grundsatz der Zweckbindung: Mit der Kaution dürfen nur Ansprüche verrechnet werden, die sich aus dem konkreten Mietverhältnis ergeben. Zu den typischen Fällen der teilweisen oder vollständigen Einbehaltung zählen:

Ausstehende Mietzahlungen und Mietrückstände

Offene Mieten sind der eindeutigste Fall. Verrechnen dürfen Sie sowohl Mietrückstände, die während der Mietzeit aufgelaufen sind, als auch die Nutzungsentschädigung nach § 546a BGB für den Zeitraum, in dem der Mieter die Wohnung nach Ende des Mietverhältnisses nicht zurückgegeben hat. Auch ein Mietausfall, der Ihnen entsteht, weil die Wohnung wegen vom Mieter verursachter Schäden nicht sofort weitervermietet werden konnte, gehört dazu – allerdings nur für den Zeitraum, den die Instandsetzung tatsächlich beansprucht hat. Beziffern Sie jede dieser Positionen einzeln und mit Zeitraum, eine Sammelposition „Mietrückstände“ genügt in der Kautionsabrechnung nicht.

Schäden an der Mietsache und Schadensersatzansprüche

Entscheidend ist die Abgrenzung zur vertragsgemäßen Abnutzung. Nach § 538 BGB hat der Mieter Veränderungen und Verschlechterungen, die durch den vertragsgemäßen Gebrauch entstehen, nicht zu vertreten: abgelaufene Teppiche, Gebrauchsspuren auf dem Parkett oder verblasste Wandfarbe begründen deshalb keinen Schadensersatzanspruch. Ein ersatzfähiger Schaden liegt erst vor, wenn die Mietsache über den vertragsgemäßen Gebrauch hinaus beschädigt wurde, etwa durch Brandlöcher, übermäßig viele Bohrlöcher in den Fliesen oder Tierschäden am Bodenbelag. Dübellöcher in Bad- oder Küchenfliesen in üblichem Umfang, etwa für Spiegel oder Handtuchhalter, gehören dagegen zum vertragsgemäßen Gebrauch und begründen keinen Schadensersatzanspruch (BGH, Urteil vom 20.01.1993, Az. VIII ZR 10/92). Halten Sie den Zustand beim Auszug in einem Übergabeprotokoll mit Fotos fest – im Streitfall tragen Sie als Vermieter die Beweislast dafür, dass der Schaden bei Rückgabe vorhanden war. Beachten Sie zudem die Frist aus § 548 Abs. 1 BGB: Ersatzansprüche verjähren sechs Monate nach Rückgabe der Wohnung.

Nicht ausgeführte Schönheitsreparaturen

Einen Einbehalt für Schönheitsreparaturen können Sie nur geltend machen, wenn die Pflicht dazu wirksam auf den Mieter übertragen wurde. Zwei Konstellationen machen die Klausel unwirksam: starre Fristenpläne, die den tatsächlichen Zustand der Wohnung unberücksichtigt lassen (BGH, Urteil vom 23.06.2004, Az. VIII ZR 361/03), und die Übergabe einer unrenovierten Wohnung ohne angemessenen Ausgleich (BGH, Urteil vom 18.03.2015, Az. VIII ZR 185/14). Ist die Klausel unwirksam, bleibt die Renovierung Ihre Aufgabe als Vermieter – ein Einbehalt aus der Kaution ist dann nicht zulässig.

Nachzahlungen aus der Betriebskostenabrechnung

Steht die letzte Betriebskostenabrechnung noch aus und ist eine Nachzahlung zu erwarten, dürfen Sie einen angemessenen Teil der Kautionssumme bis zum Ablauf der Abrechnungsfrist zurückbehalten (BGH, Urteil vom 18.01.2006, Az. VIII ZR 71/05). Angemessen heißt: an den Nachzahlungen der Vorjahre orientiert, nicht die volle Kaution. Den unstrittigen Rest zahlen Sie bereits vorher aus. Die Abrechnung selbst müssen Sie nach § 556 Abs. 3 S. 2 BGB spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums vorlegen; danach ist eine Nachforderung ausgeschlossen, sofern Sie die Verspätung zu vertreten haben.

Ein Rechenbeispiel mit angenommenen Zahlen: Die Kaution beträgt einschließlich Zinsen 2.430 Euro, weitere Forderungen gegen den Mieter bestehen nicht. Die Nachzahlungen der beiden Vorjahre lagen bei 180 und 220 Euro. Behalten Sie mit einem kleinen Aufschlag auf die höhere Vorjahresnachzahlung 250 Euro ein, zahlen Sie 2.180 Euro sofort aus. Ergibt die Betriebskostenabrechnung später eine Nachzahlung von 190 Euro, verrechnen Sie diese mit dem Einbehalt und überweisen die restlichen 60 Euro samt der bis dahin angefallenen Zinsen an den Mieter.

Wofür die Kaution nicht verwendet werden darf

Die Zweckbindung wirkt in beide Richtungen. Nicht verrechnen dürfen Sie Forderungen aus einem rechtlich eigenständigen weiteren Vertrag, etwa einem separat abgeschlossenen Garagenmietvertrag oder einem Darlehen an denselben Mieter. Während des laufenden Mietverhältnisses ist ein Zugriff auf die Mietsicherheit ohnehin nur zulässig, wenn die Forderung unstreitig oder rechtskräftig festgestellt ist. Wurde statt einer Barkaution eine Mietkautionsbürgschaft gestellt, verrechnen Sie nicht mit einem Guthaben, sondern nehmen den Bürgen mit einer bezifferten und begründeten Forderung in Anspruch.

Keine eigenmächtige Verrechnung der Kaution durch den Mieter akzeptieren

Der Mieter hat keine rechtliche Grundlage dafür, sich seine Kaution durch sogenanntes „Abwohnen“ selbst zurückzuholen – etwa indem er in den letzten Monaten des Mietverhältnisses die Mietzahlung einstellt. Als Vermieter sollten Sie auf die Mietzahlung bestehen und ein Abwohnen der Kaution nicht akzeptieren, da die Kaution sonst nicht mehr zur Deckung etwaiger weiterer Ansprüche zur Verfügung steht.

Unbedingt eine Kautionsabrechnung erstellen

Nach Mietende müssen Sie sich innerhalb angemessener Frist gegenüber dem Mieter erklären, ob und welche Forderungen aus dem Mietverhältnis Sie erheben. Das kann nach dem BGH auch konkludent geschehen, etwa durch Aufrechnung oder Klage (Urteil vom 24.07.2019, Az. VIII ZR 141/17). Eine schriftliche Kautionsabrechnung ist trotzdem der sichere Weg: Mit ihrem Zugang wird der Rückzahlungsanspruch fällig, und die Höhe ist belegt. Im Fall einer Barkaution sollte sie folgende Angaben enthalten:

Maßgeblich für den Zinsertrag ist, was die Bank dem Kautionskonto tatsächlich gutgeschrieben hat. Für eine Kontrollrechnung vorab können Sie die Zinsen bis zum Auszug berechnen.

Für die Abrechnung gibt es eine Vorlage zum Ausfüllen: Teil B des Musters führt vom Kautionsguthaben samt Zinsen über die einzeln belegten Abzüge und den Einbehalt für die Betriebskosten zum Saldo und schließt mit Auszahlung oder Restforderung. Dazu kommen eine Bestätigung über den Eingang der Kaution mit Anlagenachweis nach § 551 Abs. 3 BGB und ein Fristenvermerk für die Akte der Verwaltung.

Das Muster ist eine Formulierungshilfe, keine Rechtsberatung. Prüfen Sie Mietvertrag und Kautionsabrede auf abweichende Regelungen.

Fazit

Die Rückzahlung der Kaution birgt viel Konfliktpotenzial zwischen Mieter und Vermieter, insbesondere bezüglich des Zeitpunkts. Um Konflikten vorzubeugen, sollten Sie als Vermieter innerhalb der Ihnen zustehenden Frist alles Mögliche und Zumutbare unternehmen, um eine baldige Rückzahlung zu ermöglichen – insbesondere die finale Betriebskostenabrechnung so bald wie möglich zu erstellen. Gleichzeitig gilt: Lassen Sie sich von ungeduldigen Mietern nicht zu einer voreiligen Rückzahlung drängen. Übersichtlicher wird die Abrechnung mit einem Kautionskonto, das jede Kaution samt Zinsen getrennt je Mietverhältnis führt, etwa dem gebührenfreien Kautionskonto von Getmomo mit einer virtuellen IBAN je Mieter.