Vergütungsmodelle in der Mietverwaltung: Was nach dem BGH-Provisionsurteil beim Mieterwechsel zulässig ist

Für viele Mietverwaltungen – und nach Einschätzung der Branchenverbände auch für Sondereigentumsverwaltungen – war die Vermittlungsprovision bei Neuvermietung ein fester Ertragsbaustein. Mit dem BGH-Urteil vom Mai 2026 ist diese Praxis unzulässig. Damit stellt sich für jede Verwaltung mit Vermietungsgeschäft die praktische Frage: Wie lässt sich der reale Aufwand eines Mieterwechsels künftig rechtssicher vergüten? Dieser Leitfaden zeigt die Grenzlinie zwischen verbotener Vermittlungsprovision und zulässiger Verwaltungsvergütung, stellt drei Vergütungsmodelle für die Mietverwaltung mit einem Rechenbeispiel vor und liefert eine Checkliste für die Prüfung bestehender Verwalterverträge.

Das Wichtigste in Kürze

• Unwirksam: jede Vergütung mit Erfolgsbezug zum Mietvertragsabschluss – unabhängig von ihrer Bezeichnung (Verbandseinschätzung von die Branchenverbände)
• Zulässig: laufende Grundvergütung, Pauschalen für echte Verwaltungsleistungen wie Abnahme und Übergabe, Abrechnung nach Stunden
• Bestandsverträge: Provisionsklauseln sind unwirksam, der übrige Vertrag bleibt in aller Regel bestehen – Rückforderungen für bis zu drei Jahre möglich
• Verbandshilfen: Die Branchenverbände überarbeiten ihre Musterverträge und stellen Mitgliedern Handlungsempfehlungen bereit

Ausgangslage: Warum Vermittlungsprovisionen im Verwaltervertrag unwirksam sind

Der Bundesgerichtshof hat entschieden, dass einem Wohnungsvermittler weder gegen den Mieter noch gegen den Vermieter eine Provision zusteht, wenn er Verwalter der vermieteten Wohnung ist (§ 2 Abs. 2 Satz 1 Nr. 2 WoVermittG). Im entschiedenen Fall musste eine Verwaltung 16.815,71 Euro an Provisionen für 13 Neuvermietungen zurückzahlen. Unmittelbar betroffen sind Mietverwalter – und nach Einschätzung der Branchenverbände auch die Sondereigentumsverwaltung (SEV). Die Hintergründe des Urteils, den entschiedenen Fall und die Frage, für wen das Verbot im Einzelnen gilt, haben wir in einem eigenen Beitrag zum BGH-Urteil aufbereitet. Hier geht es um die Konsequenz für die Praxis: die Umstellung der Vergütung.

Die Grenzlinie: Vermittlungsentgelt oder Verwaltungsleistung?

Der BGH hat über eine ausdrücklich als Provision vereinbarte Vergütung entschieden – zwei Monatskaltmieten je Neuvermietung. Die Praxis muss die Linie nun selbst ziehen. Die Branchenverbände Die Branchenverbände geben dafür eine klare Orientierung: Es kommt auf die wirtschaftliche Funktion einer Zahlung an, nicht auf ihre Bezeichnung. Eine „Bearbeitungsgebühr“, die nur dann anfällt, wenn ein Mietvertrag zustande kommt, funktioniert wirtschaftlich wie eine Provision – und wäre nach dieser Lesart ebenso unwirksam. Umgekehrt bleibt Verwaltungsarbeit vergütbar, die unabhängig vom Vermittlungserfolg anfällt: die Abnahme der Wohnung nach dem Auszug, die Organisation von Renovierungen, die Übergabe an den neuen Mieter, die Protokollerstellung. Wo genau die Grenze bei vermittlungsnahen Tätigkeiten wie Besichtigungen verläuft, ist höchstrichterlich noch nicht geklärt – ein Grund, die eigene Vergütungsstruktur konservativ aufzusetzen.

Zulässig, riskant, unzulässig: Vergütungsbausteine im Überblick

Drei Vergütungsmodelle ohne Provisionsbezug

Für die Umstellung haben sich drei Grundmodelle herausgebildet – sie lassen sich auch kombinieren:

Modell 1: Erhöhte Grundvergütung mit integrierter Vermietungsleistung

Der Vermietungsaufwand wird in die laufende Vergütung je Einheit eingepreist. Das Modell ist für Eigentümer planbar und vermeidet jede Diskussion über einzelne Positionen – es setzt aber eine belastbare Kalkulation über die Fluktuation des Bestands voraus, damit vermietungsintensive Objekte nicht quersubventioniert werden. Und: Einzelne Fachanwälte werten eine bloß rechnerische Eins-zu-eins-Umlage der bisherigen Provision als Umgehungsrisiko – die erhöhte Grundvergütung sollte deshalb als neu kalkuliertes Gesamtentgelt für den gesamten Leistungskatalog begründet werden, nicht als fortgeschriebene Vermittlungsvergütung.

Modell 2: Leistungspauschalen ohne Erfolgsbezug

Einzelne Leistungsschritte rund um den Mieterwechsel werden als Pauschalen ausgewiesen: Wohnungsabnahme mit Protokoll, Organisation von Instandsetzungen, Übergabe an den neuen Mieter. Wichtig ist, dass jede Pauschale an die erbrachte Leistung geknüpft ist – nicht an das Zustandekommen des Mietvertrags. Für vermittlungsnahe Schritte wie Besichtigungstermine gilt die oben beschriebene Zurückhaltung – wer solche Pauschalen dennoch vorsehen will, sollte die Ausgestaltung anwaltlich prüfen lassen.

Modell 3: Abrechnung nach Stunden

Zusatzleistungen beim Mieterwechsel werden nach tatsächlichem Aufwand mit vereinbartem Stundensatz abgerechnet. Das Modell ist am flexibelsten, verlangt aber disziplinierte Tätigkeitsnachweise – und Eigentümer erwarten hier Transparenz darüber, welche Arbeiten angefallen sind. Digitale Zeiterfassung und lückenlose Dokumentation sind Voraussetzung, damit die Abrechnung nicht selbst zum Streitpunkt wird.

Grauzonen und Umgehungsrisiken

Umbenannte Pauschalen mit Erfolgsbezug

Die naheliegendste Reaktion auf das Urteil ist zugleich die riskanteste: die bisherige Provision einfach umzubenennen. Eine „Vermietungs-“, „Mieterwechsel-“ oder „Bearbeitungspauschale“, die wie bisher nur bei erfolgreichem Abschluss fällig wird, dürfte nach dieser Verbandseinschätzung genauso unwirksam sein wie die Provision selbst – mit demselben Rückforderungsrisiko. Wer Pauschalen nutzt, sollte sie deshalb an konkrete, dokumentierbare Leistungen binden und unabhängig vom Vermittlungserfolg ausgestalten.

Auslagerung an eine verbundene Maklergesellschaft

Einige Verwaltungen erwägen, die Vermietung an eine eigene Makler-Schwestergesellschaft auszulagern, die dann Provision berechnet. Fachanwälte und Verbände halten das nur für tragfähig, wenn die Gesellschaften organisatorisch und wirtschaftlich tatsächlich getrennt arbeiten – eine rein formale Auslagerung birgt das Risiko, als Umgehung des gesetzlichen Verbots gewertet zu werden. Wer diesen Weg prüft, sollte ihn nicht ohne fachanwaltliche Begleitung gehen.

Bestandsverträge prüfen: die Checkliste für Verwaltungen

Die Umstellung beginnt mit einer Bestandsaufnahme. Diese sieben Schritte bringen Struktur in die Prüfung:

• 1. Verträge sichten: Alle Verwalterverträge auf Vergütungen durchgehen, die an den Abschluss neuer Mietverträge geknüpft sind – auch versteckt in Leistungsverzeichnissen oder Nachträgen
• 2. Klauseln einordnen: Provisionsklauseln und erfolgsbezogene Pauschalen als unwirksam markieren; echte Leistungspauschalen davon abgrenzen
• 3. Rückforderungsrisiko beziffern: Vereinnahmte Provisionen der letzten drei Jahre je Eigentümer aufstellen – so wird das finanzielle Risiko konkret
• 4. Unterlagen sichern: Abrechnungen, Übergabeprotokolle und Tätigkeitsnachweise geordnet ablegen; sie belegen erbrachte Verwaltungsleistungen
• 5. Neues Vergütungsmodell kalkulieren: Fluktuation und tatsächlichen Aufwand je Mieterwechsel ermitteln und eines der drei Modelle (oder eine Kombination) durchrechnen
• 6. Eigentümer aktiv ansprechen: Vertragsanpassungen als Nachtrag vereinbaren, idealerweise anwaltlich begleitet – nicht auf Nachfragen warten
• 7. Neuverträge umstellen: Neue Mandate nur noch mit provisionsfreier Vergütungsstruktur abschließen und die Verbandsmuster übernehmen, sobald sie vorliegen

Die Branchenverbände überarbeiten ihre Musterverträge für die Miet- und Sondereigentumsverwaltung und stellen Mitgliedern Handlungsempfehlungen mit den wichtigsten Themenfeldern zur Verfügung – von der Prüfung bestehender Vertragsmuster bis zu Rückforderungsrisiken.

Die Umstellung gegenüber Eigentümern kommunizieren

Die größte Hürde der Umstellung ist nicht juristischer, sondern kommunikativer Natur: Eigentümer lesen derzeit in der Fachpresse, dass Provisionen unzulässig waren – und manche werden Rückforderungen prüfen. Verwaltungen, die von sich aus informieren, verwandeln diese Situation in einen Vertrauensgewinn; wer schweigt und Honorare kommentarlos umschichtet, riskiert das Gegenteil. Bewährte Gesprächspunkte: den Anlass offen benennen (BGH-Urteil, keine freiwillige Preiserhöhung), den tatsächlichen Aufwand eines Mieterwechsels sichtbar machen, die neue Kalkulation offenlegen und den Nachtrag zum Verwaltervertrag nachvollziehbar dokumentieren. Wie Verwaltungen ihre Prozesse und Verträge grundsätzlich wachstumsfest aufstellen, zeigt unser Leitfaden zum Skalieren einer Hausverwaltung.

Häufige Fragen zur Verwaltervergütung beim Mieterwechsel

Ist eine Neuvermietungspauschale im Verwaltervertrag noch erlaubt?

Riskant ist jede Vergütung, die faktisch nur beim Abschluss eines Mietvertrags anfällt. Nach Einschätzung der Branchenverbände kommt es auf die wirtschaftliche Funktion der Zahlung an, nicht auf ihre Bezeichnung – eine umbenannte Provision bleibt unwirksam. Pauschalen für konkrete Verwaltungsleistungen ohne Erfolgsbezug sind dagegen möglich.

Darf die Verwaltung Wohnungsabnahme und Übergabe weiterhin berechnen?

Ja. Vergütungen für echte Verwaltungsleistungen wie Abnahme, Übergabe oder Protokollerstellung verbietet das BGH-Urteil nicht, solange sie nicht vom Zustandekommen des Mietvertrags abhängen. Wichtig ist eine klare Abgrenzung zur laufenden Grundvergütung, damit dieselbe Leistung nicht doppelt vergütet wird.

Was passiert mit der Provisionsklausel im bestehenden Verwaltervertrag?

Die Provisionsklausel ist nach § 2 Abs. 5 Nr. 1 WoVermittG unwirksam; der übrige Verwaltervertrag bleibt davon in aller Regel unberührt. Bereits vereinnahmte Provisionen können Eigentümer grundsätzlich für die letzten drei Jahre zurückfordern – Verwaltungen sollten dieses Risiko realistisch einplanen.

Gilt das Provisionsverbot auch für meine SEV-Mandate?

Nach Einschätzung der Branchenverbände ja, weil der Sondereigentumsverwalter die vermietete Wohnung selbst verwaltet. Reine WEG-Verwalter ohne Miet- oder Sondereigentumsverwaltung sind dagegen nicht automatisch erfasst – Details in unserem Beitrag zum BGH-Urteil.

Kann der Eigentümer bereits gezahlte Provisionen zurückfordern?

Grundsätzlich ja, nach § 5 Abs. 1 WoVermittG in Verbindung mit § 812 BGB. Es gilt die regelmäßige Verjährung von drei Jahren zum Jahresende. Ob im Einzelfall Gegenargumente greifen, etwa § 814 BGB, gehört in fachanwaltliche Beratung.

Quellen und weiterführende Informationen

• BGH, Urteil vom 21.05.2026 – I ZR 224/25 (Volltext, PDF), veröffentlicht u. a. in NZM 2026, 608
• Branchenverband: Verbot der Provision bei Verwaltertätigkeit – Praxis und Vertrag im Fokus
• Haufe: BGH – keine Maklerprovision für Hausverwalter

Fazit

Das Provisionsverbot zwingt Verwaltungen nicht in die Defensive – es zwingt sie zur sauberen Kalkulation. Wer den Aufwand je Mieterwechsel kennt, kann ihn über die Grundvergütung, echte Leistungspauschalen oder Stundenabrechnung rechtssicher bepreisen und die Umstellung gegenüber Eigentümern selbstbewusst begründen. Entscheidend sind drei Dinge: kein Vergütungsbaustein mit Erfolgsbezug zum Mietvertragsabschluss, eine nachvollziehbare Dokumentation der erbrachten Leistungen und proaktive Kommunikation. Getmomo unterstützt Verwaltungen dabei mit digitalen Mietkonten und Kautionsverwaltung – damit die neue Vergütungsstruktur auch im Zahlungsverkehr transparent bleibt.