Umlaufbeschluss WEG: Muster als PDF zum Ausfüllen und der Weg zum wirksamen Beschluss in Textform

Nicht jede Entscheidung einer Wohnungseigentümergemeinschaft braucht einen Versammlungsraum. Seit der WEG-Reform genügt für den Umlaufbeschluss die Textform: Der Beschlussantrag geht per E-Mail an alle Eigentümer, die Stimmen kommen per E-Mail zurück (§ 23 Abs. 3 WEG). In der Praxis scheitert das Verfahren trotzdem regelmäßig: am Allstimmigkeitserfordernis, an einem unklaren Beschlusstext oder daran, dass am Ende niemand das Ergebnis feststellt und verkündet.

Dieser Artikel führt durch das komplette Verfahren: von der Aufforderung zur Stimmabgabe über Frist und Rückkanal bis zu Feststellung, Verkündung und Eintrag in die Beschluss-Sammlung. Dazu gehört der Absenkungsbeschluss nach § 23 Abs. 3 Satz 2 WEG, mit dem die Versammlung das Quorum für einen einzelnen Gegenstand auf die einfache Mehrheit senkt, und um das Urteil des BGH vom 17. Juli 2026 (V ZR 190/25), das die Spielregeln für dessen Anfechtung erstmals höchstrichterlich klärt.

Alle Vorlagen gibt es als kostenloses, ausfüllbares PDF: Beschlussantrag, Stimmzettel, Feststellungs- und Verkündungsprotokoll, Absenkungsbeschluss-Vorlage, Checkliste und Erläuterungen zu jedem Baustein. Ohne Registrierung, ohne E-Mail-Adresse.

Das Wichtigste in Kürze

• Textform statt Schriftform: Seit dem 1. Dezember 2020 reicht eine E-Mail für die Stimmabgabe; eine eigenhändige Unterschrift ist nicht mehr nötig (§ 126b BGB).
• Enthaltung wirkt wie ein Nein: Bei Allstimmigkeit verhindert jeder Eigentümer den Beschluss, der sich enthält oder gar nicht antwortet.
• Absenkungsbeschluss nur für einen einzelnen Gegenstand: Ein pauschaler Vorratsbeschluss für künftige Umlaufverfahren ist von § 23 Abs. 3 Satz 2 WEG nicht gedeckt.
• BGH V ZR 190/25: Der Absenkungsbeschluss ist selbstständig anfechtbar; wird der Umlaufbeschluss bestandskräftig, wird die Klage gegen den Absenkungsbeschluss unzulässig.
• Anfechtungsfrist: Ein Monat ab Verkündung für die Klage, zwei Monate für die Begründung (§ 45 WEG); die Klage richtet sich gegen die Gemeinschaft (§ 44 Abs. 2 WEG).

Muster herunterladen: vier Vorlagen in einem PDF

Das Muster-Set bildet das komplette Umlaufverfahren ab. Teil A ist der Beschlussantrag mit der Aufforderung zur Stimmabgabe, mit Feldern für den wörtlichen Beschlusstext, das Mehrheitserfordernis, Frist und Rückkanal sowie der Belehrung über die Wirkung von Enthaltung und Schweigen. Teil B ist der Stimmzettel für die Eigentümer, Teil C das interne Protokoll der Verwaltung für Auszählung, Feststellung, Verkündung und den Eintrag in die Beschluss-Sammlung, dazu als Anlage eine Versand- und Eingangsliste je Eigentümer. Teil D ist die Vorlage für den Absenkungsbeschluss in der Versammlung, mit Warnhinweis aus dem BGH-Urteil V ZR 190/25. Dazu kommen eine Checkliste (Teil E) und Erläuterungen zu jedem Baustein (Teil F).

Das Muster ist eine Formulierungshilfe, keine Rechtsberatung. Wie es entstanden ist — und was es nicht ist — steht am Ende des Artikels.

Was der Umlaufbeschluss ist — und wann er sich lohnt

§ 23 Abs. 3 Satz 1 WEG sagt in einem Satz, worum es geht: „Auch ohne Versammlung ist ein Beschluss gültig, wenn alle Wohnungseigentümer ihre Zustimmung zu diesem Beschluss in Textform erklären.“ Der Beschluss entsteht also nicht in einem Termin, sondern im Umlauf: Die Verwaltung schickt den ausformulierten Antrag an alle Eigentümer, sammelt die Erklärungen ein und stellt das Ergebnis fest.

Bis zur WEG-Reform verlangte das Verfahren die Schriftform, also eigenhändige Unterschriften auf Papier. Seit dem 1. Dezember 2020 genügt die Textform des § 126b BGB: eine lesbare Erklärung auf einem dauerhaften Datenträger, die die Person des Erklärenden nennt. Eine gewöhnliche E-Mail reicht damit aus; das macht das Verfahren erst praktikabel. Wer noch alte Vorlagen mit Unterschriftszeile im Umlauf hat, verlangt von den Eigentümern mehr, als das Gesetz fordert. Einen Überblick über die weiteren Änderungen der Reform gibt unser Artikel zum Wohnungseigentumsmodernisierungsgesetz.

Sinnvoll ist das Umlaufverfahren für einzelne, klar umrissene Fragen, die nicht bis zur nächsten Versammlung warten sollen: die Auftragsvergabe, für die in der Versammlung noch Angebote fehlten, eine Nachtragsentscheidung zu einer bereits beschlossenen Maßnahme, eine eilige Einzelfrage. Für komplexe oder strittige Themen bleibt die Versammlung der richtige Ort: Dort kann diskutiert und der Antrag noch angepasst werden. Im Umlauf gilt: Der Text steht, abgestimmt wird über genau diesen Wortlaut.

Allstimmigkeit: der gesetzliche Regelfall und seine Tücken

Der Preis für den Verzicht auf die Versammlung ist hoch: Zustimmen müssen alle Wohnungseigentümer: nicht alle, die antworten, sondern alle, die im Grundbuch stehen. Das ist strenger als jede Mehrheit in der Versammlung und unterscheidet die Allstimmigkeit auch von der Einstimmigkeit einer Versammlung, bei der nur die Anwesenden zählen.

Daraus folgt für die Praxis: Erstens wirken Enthaltung und Schweigen wie ein Nein: Wer nicht antwortet, verhindert den Beschluss. Eine Antwortpflicht gibt es nicht; die Belehrung darüber gehört deshalb in jede Aufforderung, damit niemand aus Nachlässigkeit blockiert. Zweitens muss die Empfängerliste stimmen: Ein übergangener Eigentümer macht den Beschluss angreifbar; vor dem Versand ist die Liste gegen den aktuellen Grundbuchstand zu prüfen. Drittens eignet sich das allstimmige Verfahren nur für Gegenstände, bei denen mit keiner Gegenstimme zu rechnen ist.

Steht ein Wohnungseigentum mehreren gemeinschaftlich zu, etwa Eheleuten, können sie ihr Stimmrecht nur einheitlich ausüben (§ 25 Abs. 2 WEG). Auch das gehört in die Eingangskontrolle: Eine Zustimmung nur eines Miteigentümers genügt nicht.

Der Absenkungsbeschluss: einfache Mehrheit für einen einzelnen Gegenstand

§ 23 Abs. 3 Satz 2 WEG öffnet einen Ausweg aus der Allstimmigkeit: „Die Wohnungseigentümer können beschließen, dass für einen einzelnen Gegenstand die Mehrheit der abgegebenen Stimmen genügt.“ Dieser Absenkungsbeschluss wird in einer Eigentümerversammlung mit einfacher Mehrheit gefasst, typischerweise dann, wenn eine Entscheidung absehbar ist, aber noch Grundlagen fehlen: Die Versammlung beschließt etwa, dass über die Heizungssanierung nach Eingang der Angebote im Umlaufverfahren mit einfacher Mehrheit entschieden werden kann.

Die Grenze steckt im Wortlaut: ein einzelner Gegenstand. Die Absenkung gilt für ein konkret bezeichnetes Thema, nicht für eine Kategorie und nicht auf Vorrat. Ein Beschluss, der künftige Umlaufverfahren generell erleichtert, ist von der Norm nicht gedeckt. Je konkreter der Gegenstand im Absenkungsbeschluss beschrieben ist — Maßnahme, Kostenrahmen, Finanzierung —, desto weniger Angriffsfläche bietet das spätere Verfahren.

BGH V ZR 190/25: drei Klarstellungen zum Absenkungsbeschluss

Ob ein Absenkungsbeschluss überhaupt selbstständig angefochten werden kann, war bis vor Kurzem umstritten: Einige Gerichte behandelten ihn wie einen bloßen Geschäftsordnungsbeschluss, der keiner eigenen Klage zugänglich ist. Der Bundesgerichtshof hat das mit Urteil vom 17. Juli 2026 (V ZR 190/25) entschieden und dabei gleich drei Fragen geklärt.

Erstens: Der Absenkungsbeschluss ist selbstständig anfechtbar. Anders als ein Geschäftsordnungsbeschluss erschöpft er sich nicht in der Versammlung, sondern wirkt in die Zukunft: Er legt fest, mit welcher Mehrheit später entschieden wird, und kann in Bestandskraft erwachsen. Zweitens: Wird er gerichtlich für ungültig erklärt oder war er sogar nichtig, ist der daraufhin gefasste Umlaufbeschluss nicht automatisch unwirksam, sondern nur seinerseits anfechtbar. Das Allstimmigkeitserfordernis ist nämlich abdingbar; sein Fehlen macht den Mehrheits-Umlaufbeschluss rechtswidrig, aber nicht nichtig. Drittens: Ist der Umlaufbeschluss bestandskräftig geworden, wird eine noch laufende Klage gegen den Absenkungsbeschluss unzulässig: Ihr fehlt dann das Rechtsschutzbedürfnis, denn der Absenkungsbeschluss ist mit dem durchgeführten Umlaufverfahren verbraucht.

Was das für die Verwaltung bedeutet

Ein angefochtener Absenkungsbeschluss ist kein Grund zu warten: Bis zur rechtskräftigen Entscheidung ist er gültig (§ 23 Abs. 4 Satz 2 WEG), das Umlaufverfahren darf durchgeführt werden; der BGH sagt ausdrücklich, dass der Umlaufbeschluss „ohne weiteres gefasst werden“ darf. Sauber arbeiten muss die Verwaltung trotzdem: Der Gegenstand des Umlaufbeschlusses muss dem im Absenkungsbeschluss bezeichneten entsprechen, und ob ein Absenkungsbeschluss mehrere Umlaufverfahren tragen kann, hat der BGH offengelassen. Das Muster bezieht ihn deshalb auf ein einzelnes Verfahren.

Was das für anfechtungswillige Eigentümer bedeutet

Wer die Absenkung für fehlerhaft hält, darf sich nicht auf die Klage gegen den Absenkungsbeschluss verlassen. Läuft parallel das Umlaufverfahren, muss auch der Umlaufbeschluss fristgerecht angefochten werden — sonst wird er bestandskräftig, und die erste Klage geht mangels Rechtsschutzbedürfnisses ins Leere. Auf die Schwere des Mangels kommt es dabei nicht an: Selbst ein nichtiger Absenkungsbeschluss ändert nichts an der Bestandskraft des Umlaufbeschlusses.

Schritt für Schritt: vom Beschlussantrag bis zur Beschluss-Sammlung

Das Verfahren hat fünf Stationen. Am Anfang steht der ausformulierte Beschlussantrag: Beschlossen wird genau der Wortlaut, der versandt wurde. Stimmt ein Eigentümer nur „mit Änderung“ zu, ist das keine Zustimmung, sondern ein neuer Antrag; das Verfahren beginnt von vorn. Alles Erläuternde gehört deshalb in die Begründung, nicht in den Beschlusstext.

Die Aufforderung zur Stimmabgabe geht in Textform an alle Eigentümer und nennt das Mehrheitserfordernis, eine Frist für den Eingang der Stimmen und die Rückwege; im Muster als Teil A mit beiliegendem Stimmzettel (Teil B). Das Gesetz kennt keine Frist; üblich sind zwei bis vier Wochen. Die Frist schafft den definierten Endpunkt, ab dem ausgezählt wird: Ob verspätete Stimmen noch zählen, ist nicht abschließend geklärt, also wird das Ergebnis erst nach Fristablauf festgestellt und jeder Eingang mit Datum dokumentiert.

Nach Fristablauf folgt die dritte Station: Auszählung und Feststellung des Ergebnisses durch die Verwaltung. Daran schließt die Verkündung an: die Mitteilung des festgestellten Ergebnisses an alle Eigentümer. Sie ist kein Formalismus: Nach ganz überwiegender Auffassung wird der Umlaufbeschluss erst mit Feststellung und Bekanntgabe wirksam, und das Gesetz setzt die Verkündung voraus, wenn es für die Beschluss-Sammlung „Ort und Datum der Verkündung“ verlangt (§ 24 Abs. 7 Satz 2 Nr. 2 WEG). Auch ein gescheitertes Verfahren sollte mitgeteilt werden, damit keine Schwebelage entsteht.

Zuletzt der Eintrag in die Beschluss-Sammlung: Wortlaut des Beschlusses, Ort und Datum der Verkündung, fortlaufende Nummer, unverzüglich eingetragen. Die Führung obliegt dem Verwalter (§ 24 Abs. 8 WEG); eine spätere Anfechtung wird vermerkt. Dass § 24 Abs. 7 WEG seinem Wortlaut nach noch von „schriftlichen Beschlüssen“ spricht, ist ein Überbleibsel aus der Zeit vor der Reform; gemeint sind auch die in Textform gefassten Umlaufbeschlüsse.

Anfechtung: Fristen, Klagegegner und der doppelte Angriff

Für den Umlaufbeschluss gelten dieselben Anfechtungsregeln wie für jeden Versammlungsbeschluss: Die Anfechtungsklage muss binnen eines Monats erhoben und binnen zweier Monate begründet werden (§ 45 WEG); sie richtet sich gegen die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer (§ 44 Abs. 2 WEG). Die Fristen laufen ab der Beschlussfassung, beim Umlaufbeschluss also ab der Verkündung des festgestellten Ergebnisses, denn vorher existiert der Beschluss nach überwiegender Auffassung noch nicht.

Die Besonderheit nach dem BGH-Urteil V ZR 190/25 ist der doppelte Angriff bei abgesenktem Quorum: Absenkungsbeschluss und Umlaufbeschluss sind zwei eigenständige Beschlüsse mit je eigener Anfechtungsfrist. Wer nur einen von beiden angreift, riskiert, am Ende mit leeren Händen dazustehen: Der Umlaufbeschluss wird bestandskräftig und lässt die Klage gegen den Absenkungsbeschluss unzulässig werden. Prozessual bietet es sich an, beide Beschlüsse in einer Klage anzugreifen oder die Klage zu erweitern; eine Aussetzung des Verfahrens gegen den Umlaufbeschluss bis zur Entscheidung über den Absenkungsbeschluss lehnt der BGH ab.

Umlaufbeschluss oder Versammlung: die Entscheidungshilfe

Der Umlaufbeschluss ersetzt die Versammlung nicht, er ergänzt sie. Als Faustregel: Ins Umlaufverfahren gehören einzelne, entscheidungsreife und voraussichtlich konsensfähige Gegenstände oder solche, für die die Versammlung das Quorum bereits abgesenkt hat. In die Versammlung gehört alles, was Diskussion braucht, was strittig ist oder was mit anderen Entscheidungen zusammenhängt. Auch die Kosten zählen: Ein Umlaufverfahren kostet Porto oder gar nichts, eine außerordentliche Versammlung Raum, Zeit und Anfahrt.

• Gut geeignet: Auftragsvergabe nach Angebotseingang zu einer beschlossenen Maßnahme, Nachtrag mit klarem Kostenrahmen, einzelne Eilentscheidung mit absehbarer Zustimmung
• Schlecht geeignet: Wirtschaftsplan und Jahresabrechnung, strittige bauliche Veränderungen, alles mit Diskussionsbedarf oder mehreren Varianten
• Praktisch nur über die Versammlung: Der Absenkungsbeschluss selbst — mit einfacher Mehrheit geht er nur dort; im Umlauf bräuchte er seinerseits Allstimmigkeit

Die Grundlagen zur Versammlung — Einberufung, Beschlussfähigkeit, Mehrheiten, Protokoll und Anfechtung — stehen im Leitfaden zu Beschlüssen der Eigentümerversammlung. Wer die Bestellung des Verwalters und den Vertragsabschluss vorbereitet, findet im Muster zum WEG-Verwaltervertrag die passenden Beschlussvorlagen.

Wie wir das Muster erstellt haben — und was es nicht ist

Das Muster-Set ist eine redaktionelle Eigenentwicklung der Getmomo-Redaktion. Grundlage sind der Gesetzestext (§ 23, § 24, § 44, § 45 WEG, § 126b BGB) und der Volltext des BGH-Urteils vom 17. Juli 2026 (V ZR 190/25), den wir bei der Erstellung vollständig ausgewertet haben; die Fundstellen stehen in den Erläuterungen des PDFs. Fremde Mustervorlagen haben wir bewusst nicht verwendet.

Das Muster ist keine Rechtsdienstleistung und wurde nicht anwaltlich geprüft. Es bildet den gesetzlichen Normalfall ab; Teilungserklärung und Gemeinschaftsordnung können abweichende Regelungen enthalten, die vorgehen. Prüfen Sie das vor dem ersten Einsatz, und lassen Sie Zweifelsfälle von einer Fachanwältin oder einem Fachanwalt für Wohnungseigentumsrecht klären. Hinweise und Korrekturen nehmen wir gern entgegen: über das Kontaktformular oder per E-Mail an kontakt@getmomo.de.

Häufige Fragen

Reicht eine einfache E-Mail als Stimmabgabe im Umlaufverfahren?

Ja. Seit dem 1. Dezember 2020 genügt die Textform (§ 23 Abs. 3 Satz 1 WEG, § 126b BGB): eine lesbare Erklärung, die die Person des Erklärenden nennt; eine gewöhnliche E-Mail erfüllt das. Eine eigenhändige Unterschrift ist nicht erforderlich. Die Erklärung muss aber eindeutig erkennen lassen, wer abstimmt und auf welchen Beschlussantrag sie sich bezieht.

Wer darf ein Umlaufverfahren einleiten?

Das Gesetz regelt es nicht: § 23 Abs. 3 WEG bestimmt nur die Form der Beschlussfassung, ein Einberufungsrecht wie für die Versammlung (§ 24 Abs. 1 bis 3 WEG) kennt das Umlaufverfahren nicht. Neben der Verwaltung kann deshalb grundsätzlich jeder Wohnungseigentümer eine Beschlussfassung im Umlauf anregen. Praktisch bündelt die Verwaltung Versand, Eingang und Feststellung, weil sie die Beschluss-Sammlung führt (§ 24 Abs. 8 WEG); wer ohne sie startet, muss Zugang und Fristen selbst lückenlos dokumentieren.

Wann wird ein Umlaufbeschluss wirksam?

Nach ganz überwiegender Auffassung nicht schon mit der letzten Zustimmung, sondern erst, wenn die Verwaltung das Ergebnis feststellt und den Wohnungseigentümern bekannt gibt. § 24 Abs. 7 Satz 2 Nr. 2 WEG setzt die Verkündung voraus, denn er verlangt den Eintrag in die Beschluss-Sammlung mit Ort und Datum der Verkündung.

Ab wann läuft die Anfechtungsfrist beim Umlaufbeschluss?

Die Klage muss binnen eines Monats, die Begründung binnen zweier Monate ab Beschlussfassung eingehen (§ 45 WEG). Beim Umlaufbeschluss ist das die Verkündung des festgestellten Ergebnisses; vorher existiert der Beschluss nach überwiegender Auffassung noch nicht. Die Klage richtet sich gegen die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer (§ 44 Abs. 2 WEG).

Kann die Versammlung das Quorum für Umlaufbeschlüsse dauerhaft absenken?

Nicht durch Beschluss: § 23 Abs. 3 Satz 2 WEG erlaubt die Absenkung nur „für einen einzelnen Gegenstand“. Ein Vorratsbeschluss für alle künftigen Umlaufverfahren ist davon nicht gedeckt. Eine generelle Erleichterung ließe sich allenfalls durch Vereinbarung aller Eigentümer regeln, also über die Gemeinschaftsordnung, nicht per Mehrheitsbeschluss.

Was passiert mit dem Umlaufbeschluss, wenn der Absenkungsbeschluss gekippt wird?

Er bleibt zunächst wirksam. Nach BGH, Urteil vom 17.07.2026 – V ZR 190/25, führt die Ungültigerklärung des Absenkungsbeschlusses, ebenso wie seine Nichtigkeit, nur zur Anfechtbarkeit des Umlaufbeschlusses, nicht zu dessen automatischer Unwirksamkeit. Wer den Umlaufbeschluss beseitigen will, muss ihn selbst fristgerecht anfechten.

Gilt ein Absenkungsbeschluss für mehrere Umlaufverfahren?

Das hat der BGH in V ZR 190/25 ausdrücklich offengelassen. Sicher ist nur: Mit dem bestandskräftigen Umlaufbeschluss über den bezeichneten Gegenstand ist der Absenkungsbeschluss insoweit verbraucht. Wer für einen weiteren Gegenstand mit einfacher Mehrheit im Umlauf entscheiden will, sollte einen neuen Absenkungsbeschluss fassen lassen.

Zählt eine Stimme, die erst nach Fristablauf eingeht?

Das ist nicht abschließend geklärt: Das Gesetz kennt für das Umlaufverfahren keine Frist, die Frist der Verwaltung ist ein Organisationsinstrument. Praktikabel ist: Ergebnis erst nach Fristablauf feststellen, jeden Eingang mit Datum dokumentieren und bei knappen Ergebnissen mit verspäteten Stimmen rechtlichen Rat einholen, bevor verkündet wird.

Quellen und weiterführende Informationen

• § 23 WEG — Wohnungseigentümerversammlung (Beschlussfassung in Textform, Absenkungsbeschluss), gesetze-im-internet.de
• § 24 WEG — Einberufung, Vorsitz, Niederschrift (Beschluss-Sammlung, Abs. 7 und 8), gesetze-im-internet.de
• § 45 WEG — Fristen der Anfechtungsklage, gesetze-im-internet.de
• § 126b BGB — Textform, gesetze-im-internet.de
• BGH, Urteil vom 17.07.2026 – V ZR 190/25 — Absenkungsbeschluss: Anfechtbarkeit und Rechtsschutzbedürfnis (Volltext, bundesgerichtshof.de)
• Wohnungseigentumsmodernisierungsgesetz (WEMoG) vom 16.10.2020, BGBl. I S. 2187 — Textform statt Schriftform für den Umlaufbeschluss seit 01.12.2020

Fazit

Der Umlaufbeschluss ist seit der WEG-Reform ein praxistaugliches Werkzeug — wenn das Verfahren stimmt. Die vier kritischen Punkte: ein wörtlich feststehender Beschlusstext, eine vollständige Empfängerliste, das richtige Mehrheitserfordernis und eine saubere Feststellung mit Verkündung und Eintrag in die Beschluss-Sammlung. Mit dem Absenkungsbeschluss lässt sich die Allstimmigkeitshürde für einzelne Gegenstände gezielt absenken; das BGH-Urteil V ZR 190/25 gibt dafür seit Juli 2026 klare Spielregeln.

Das Muster-Set nimmt der Verwaltung die Formulierungsarbeit ab und bringt Belehrungen, Fristen und Dokumentationspflichten an der richtigen Stelle unter. Die Erläuterungen im PDF machen aus der Vorlage zugleich ein kurzes Nachschlagewerk zum Verfahren.