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Verwaltervertrag-Generator

§ 1Bestellung, Vertragsgegenstand, Vertragsschluss

(1)Der Verwalter ist zum Verwalter der Gemeinschaft bestellt, und zwar

Bestellungsbeschluss vom , TOP (entfällt bei Bestellung in der Teilungserklärung). Bestellungszeitraum: vom bis zum . Die Bestellung ist ein Organakt der Wohnungseigentümer und von diesem Vertrag zu unterscheiden.

(2)Gegenstand dieses Vertrags ist die Verwaltung des gemeinschaftlichen Eigentums der Wohnanlage nach dem Wohnungseigentumsgesetz, der Teilungserklärung und Gemeinschaftsordnung, den Beschlüssen der Wohnungseigentümer und diesem Vertrag mit den Anlagen 1 und 2. Sondereigentum ist nicht Gegenstand (§ 13 Abs. 1). Die Wohnungseigentümer haben dem Vertrag, insbesondere § 4, § 5, § 8 und den Anlagen 1 und 2, durch Beschluss vom , TOP zugestimmt (Vertragsbeschluss).

(3)Für die Gemeinschaft handelt der Beiratsvorsitzende oder ein durch Beschluss ermächtigter Wohnungseigentümer (§ 9b Abs. 2 WEG; nachfolgend „der Vertreter der Gemeinschaft“); der Verwalter kann die Gemeinschaft dabei nicht vertreten. Dieser Vertragstext ist das Angebot des Verwalters, an das er bis zum gebunden ist (§ 148 BGB). Der Vertrag kommt zustande, sobald die vom Vertreter der Gemeinschaft unterzeichnete Ausfertigung dem Verwalter zugeht.

(4)Wird der Bestellungsbeschluss rechtskräftig für ungültig erklärt oder seine Nichtigkeit rechtskräftig festgestellt, endet dieser Vertrag mit Eintritt der Rechtskraft ohne Kündigung. Bis dahin erbrachte Leistungen werden nach § 8 vergütet; § 12 gilt. Im Übrigen lässt die Anfechtung des Vertragsbeschlusses die Bestellung unberührt und die Anfechtung des Bestellungsbeschlusses diesen Vertrag.

(5)Der Verwalter nimmt die Bestellung an.

§ 2Laufzeit, Abberufung, Kündigung, Amtsniederlegung

(1)Die Laufzeit beginnt mit dem Bestellungszeitraum (§ 1 Abs. 1), bei späterem Vertragsschluss mit Zugang der Annahme (§ 1 Abs. 3); Leistungen davor werden nach § 8 vergütet. Der Vertrag endet ohne Kündigung mit Ablauf des Bestellungszeitraums; die Laufzeit beträgt höchstens fünf, bei der ersten Bestellung nach Begründung des Wohnungseigentums drei Jahre (§ 26 Abs. 2 WEG). Er verlängert sich nicht stillschweigend; eine Fortsetzung setzt erneute Bestellung (§ 26 Abs. 2 S. 2 WEG) und neuen Vertragsbeschluss voraus.

(2)Ordentliche Kündigung durch die Gemeinschaft:

(3)Die Wohnungseigentümer können den Verwalter jederzeit abberufen (§ 26 Abs. 3 S. 1 WEG). Dann endet dieser Vertrag ohne Kündigung mit Ablauf von Monaten (höchstens sechs, § 26 Abs. 3 S. 2 WEG) nach Wirksamwerden der Abberufung. Die Abberufung löst keine Zahlungspflicht aus; Abs. 4 bleibt unberührt.

(4)Jede Partei kann aus wichtigem Grund fristlos kündigen (§ 626 BGB). Wichtige Gründe für die Gemeinschaft sind insbesondere:

1. ein Insolvenzantrag über das Vermögen des Verwalters;
2. Wegfall der Erlaubnis nach § 34c GewO (§ 10 Abs. 2);
3. Wegfall der Berufshaftpflichtversicherung nach § 9 Abs. 5;
4. Verfügungen über Gelder der Gemeinschaft ohne Deckung durch Wirtschaftsplan, Beschluss, § 4 oder Notmaßnahme;
5. Führung von Geldern der Gemeinschaft auf fremden Konten (§ 5 Abs. 1);
6. Ausscheiden der zertifizierten Person ohne fristgerechten Ersatz (§ 10 Abs. 3).

Wichtiger Grund für den Verwalter ist insbesondere ein Verzug der Gemeinschaft mit zwei Monatsbeträgen der Grundvergütung trotz Mahnung und Nachfrist. Behebbare Verstöße sind vorher abzumahnen (§ 314 Abs. 2 BGB). Die Gemeinschaft kündigt aufgrund eines Beschlusses durch den Vertreter der Gemeinschaft in Textform; die Frist des § 626 Abs. 2 BGB ist gewahrt, wenn Versammlung und Kündigung unverzüglich erfolgen. Der Verwalter kündigt in Textform gegenüber dem Beiratsvorsitzenden, hilfsweise allen Wohnungseigentümern.

(5)Der Verwalter kann sein Amt niederlegen; damit endet dieser Vertrag. Er kündigt die Niederlegung mindestens Monate vorher in Textform gegenüber Beiratsvorsitzendem und Wohnungseigentümern an und beruft rechtzeitig eine Versammlung zur Nachfolgerbestellung ein; aus wichtigem Grund entfällt die Frist. Legt er ohne wichtigen Grund zur Unzeit (§ 671 Abs. 2 BGB) oder unangekündigt nieder, ersetzt er den Schaden, etwa Mehrkosten einer Übergangsverwaltung.

(6)Der Vertrag endet ferner mit Tod (§ 673 BGB) oder Erlöschen des Verwalters und mit Eröffnung des Insolvenzverfahrens über sein Vermögen oder deren Ablehnung mangels Masse.

(7)Nach einer Abberufung erhält der Verwalter bis zum Vertragsende die Grundvergütung unter Anrechnung ersparter Aufwendungen (§ 615 S. 2 BGB), keine Sondervergütung für nicht erbrachte Leistungen. Vorausgezahlte Vergütung für die Zeit danach zahlt er zurück (§ 628 Abs. 1 S. 3 BGB); § 8 Abs. 8 gilt.

(8)Bei jedem Ende dieses Vertrags („Vertragsende“) gilt § 12.

§ 3Aufgaben, Grundleistungen, Mitwirkung der Gemeinschaft

(1)Der Verwalter erbringt die Grundleistungen nach Anlage 1 Teil A. Sie umfassen alle Aufgaben, die das Wohnungseigentumsgesetz dem Verwalter zuweist (§§ 24, 27 Abs. 1, 28 WEG) oder die in jeder Gemeinschaft laufend anfallen. Anlage 1 Teil A konkretisiert diese Pflichten, beschränkt sie aber nicht.

(2)Besondere Leistungen nach Anlage 1 Teil B erbringt der Verwalter auf Beschluss, auf Anforderung des Verwaltungsbeirats oder bei Eintritt des dort genannten Auslösers; die Vergütung richtet sich ausschließlich nach Anlage 2 (§ 8 Abs. 3). Alle sonstigen Leistungen ordnungsmäßiger Verwaltung sind Grundleistungen und mit der Grundvergütung abgegolten.

(3)Unterlagen und Informationen stellt der Verwalter den Wohnungseigentümern nach der angekreuzten Option bereit:

Das Eigentümerportal ersetzt weder die Einsicht nach § 18 Abs. 4 WEG (§ 6 Abs. 5) noch die Aufbewahrung der Originale (§ 12 Abs. 6).

(4)Erklärungen zwischen den Parteien bedürfen der Textform (§ 126b BGB), soweit das Gesetz nichts Strengeres verlangt. Ladungen und Mitteilungen an die Wohnungseigentümer ergehen in Textform (§ 24 Abs. 4 WEG), per E-Mail nur an benannte Adressen, sonst per Post. Erklärungen gegenüber der Gemeinschaft richtet der Verwalter an den Vertreter der Gemeinschaft (§ 1 Abs. 3).

(5)Sprechzeiten des Verwalters: . Notfallrufnummer bei Gefahr für Personen oder Sachen außerhalb der Sprechzeiten: . Ansprechpartner für die Wohnanlage: . Änderungen teilt der Verwalter in Textform mit; Anfragen beantwortet er in angemessener Frist.

(6)Der Verwalter handelt mit der Sorgfalt eines ordentlichen Verwalters und wirtschaftlich. Er beachtet Gemeinschaftsordnung und Beschlüsse; Weisungen erteilen die Wohnungseigentümer durch Beschluss, Zustimmungsvorbehalte des Verwaltungsbeirats bleiben unberührt. Beschäftigte und Dienstleister setzt er nach § 13 Abs. 4 ein.

(7)Die Gemeinschaft verschafft dem Verwalter zu Vertragsbeginn die für die Verwaltung erforderlichen Unterlagen, Daten und Zugänge, soweit der Verwalter sie nicht vom Vorverwalter oder Bauträger erhält (Anlage 1 A.1), insbesondere Teilungserklärung und Gemeinschaftsordnung mit Nachträgen, Eigentümerliste, Beschluss-Sammlung und Niederschriften, laufende Verträge, Versicherungsscheine, Wirtschaftspläne, Jahresabrechnungen und Belege der letzten drei Wirtschaftsjahre, Kontounterlagen sowie Schlüssel. Fehlen erforderliche Unterlagen trotz Aufforderung mit angemessener Frist, darf der Verwalter Zweitschriften nach Ankündigung gegenüber dem Verwaltungsbeirat auf Kosten der Gemeinschaft bei Dritten beschaffen; die gerichtliche Durchsetzung von Herausgabeansprüchen gegen den Vorverwalter bleibt Beschlusssache. Die Frist nach § 7 Abs. 3 beginnt für das erste abzurechnende Wirtschaftsjahr nicht, bevor die Unterlagen nach Satz 1 im Wesentlichen vollständig vorliegen; Verzögerungen, die hierauf beruhen, hat der Verwalter nicht zu vertreten, soweit er die Beschaffung nach Satz 2 betrieben hat.

(8)Die Gemeinschaft wirkt darauf hin, dass die Wohnungseigentümer dem Verwalter Eigentümerwechsel sowie Änderungen von Kontaktdaten und Bankverbindungen unverzüglich mitteilen und dass während der Laufzeit ein Vertreter nach § 1 Abs. 3 vorhanden ist.

§ 4Befugnisse und Vertretung

(1)Ohne Beschluss trifft der Verwalter Maßnahmen ordnungsmäßiger Verwaltung von untergeordneter Bedeutung, die nicht zu erheblichen Verpflichtungen führen (§ 27 Abs. 1 Nr. 1 WEG), insbesondere die laufenden Aufgaben nach Anlage 1 Teil A, kleinere Reparaturen und die Durchsetzung von Hausgeldforderungen (Abs. 5). Beschlüsse führt er durch.

(2)Für eine Erweiterung nach § 27 Abs. 2 WEG gilt die angekreuzte Option.

Der Verwalter darf dann ohne gesonderten Beschluss:

1. Erhaltungsmaßnahmen veranlassen und Aufträge vergeben bis EUR brutto je Einzelmaßnahme und EUR brutto je Wirtschaftsjahr, soweit im Wirtschaftsplan oder aus der Erhaltungsrücklage gedeckt;
2. Sonderfachleute und Rechtsanwälte außerhalb des Abs. 5 beauftragen bis EUR brutto je Fall und EUR brutto je Wirtschaftsjahr;
3. Verträge über Versorgung, Wartung, Hausmeister-, Reinigungs- und Winterdienst abschließen, ändern und kündigen mit Laufzeit und Kündigungsfrist von jeweils höchstens Monaten, soweit im Wirtschaftsplan gedeckt.

Über Maßnahmen nach a) bis c) berichtet er dem Verwaltungsbeirat vierteljährlich und den Wohnungseigentümern in der nächsten Versammlung; ab EUR brutto je Maßnahme holt er vorher die Zustimmung des Verwaltungsbeirats in Textform ein. Beschlussbedürftig bleiben Grundstückskauf- und Darlehensverträge (§ 9b Abs. 1 WEG), bauliche Veränderungen (§ 20 WEG), Personalanstellung und Verträge mit dem Verwalter oder ihm verbundenen Unternehmen (§ 13 Abs. 3). Die Erweiterung gilt nur, soweit die Wohnungseigentümer sie mit diesen Beträgen beschlossen haben.

(3)Notmaßnahmen zur Wahrung einer Frist oder Abwendung eines Nachteils (§ 27 Abs. 1 Nr. 2 WEG) trifft der Verwalter auch über die Beträge des Abs. 2 hinaus. Er unterrichtet Verwaltungsbeirat und Wohnungseigentümer unverzüglich in Textform und legt das weitere Vorgehen zur Beschlussfassung vor.

(4)Der Verwalter vertritt die Gemeinschaft gerichtlich und außergerichtlich (§ 9b Abs. 1 WEG); Beschränkungen aus diesem Vertrag oder aus Beschlüssen wirken nur im Innenverhältnis (§ 9b Abs. 1 S. 3 WEG). Untervollmacht erteilt er nur zweckgebunden für einen einzelnen Vorgang, insbesondere Prozessvollmacht, keine Generaluntervollmacht.

(5)Bei Klagen gegen die Gemeinschaft (§ 44 Abs. 2 WEG) unterrichtet der Verwalter die Wohnungseigentümer unverzüglich, beauftragt zur Fristwahrung einen Rechtsanwalt auf Kosten der Gemeinschaft (§ 27 Abs. 1 Nr. 2 WEG) und holt möglichst einen Beschluss zur Prozessführung ein. Rückständiges Hausgeld mahnt er an und übergibt es danach einem Rechtsanwalt oder dem gerichtlichen Mahnverfahren (§ 27 Abs. 1 Nr. 1 WEG); Vergleichsangebote für Rechtsanwälte und Sachverständige sind nicht nötig. Weitergehende Verfahrensbegleitung ist besondere Leistung nach Anlage 1 Teil B Nr. 8, nicht bei Verfahren aufgrund einer Pflichtverletzung des Verwalters.

(6)Seine Bestellung weist der Verwalter durch die Niederschrift mit öffentlich beglaubigten Unterschriften nach (§ 26 Abs. 4 WEG); die Gemeinschaft sorgt für die Beglaubigung durch die Unterzeichner nach § 24 Abs. 6 WEG und trägt die Kosten. Eine gesonderte Vollmachtsurkunde wird nicht erteilt; frühere Urkunden gibt der Verwalter bei Vertragsende zurück (§ 12).

§ 5Konten und Vermögen der Gemeinschaft

(1)Sämtliche Gelder der Gemeinschaft werden ausschließlich auf Konten geführt, deren Inhaberin die Gemeinschaft ist; der Verwalter ist nur verfügungsberechtigt. Treuhand-, Sammel- oder Anderkonten des Verwalters sind unzulässig. Er richtet die Konten unverzüglich ein oder lässt sie umschreiben und wirkt an der Legitimation der Gemeinschaft gegenüber dem Institut mit (§ 4 Abs. 6).

(2)Die Gemeinschaft unterhält ein Girokonto („Gemeinschaftskonto“) und ein getrenntes Konto für die Erhaltungsrücklage und weitere beschlossene Rücklagen („Rücklagenkonto“). Der Verwalter weist die Rücklagen gesondert aus (§ 7 Abs. 5) und verwendet sie nur für ihren Zweck oder aufgrund Beschlusses; Vergütung und Auslagen entnimmt er nicht aus Rücklagen (§ 8 Abs. 6).

(3)Über die Anlage der Rücklagen beschließen die Wohnungseigentümer; ohne Beschluss hält der Verwalter sie täglich verfügbar auf dem Rücklagenkonto. Er schlägt nur Anlagen mit gesetzlicher Einlagensicherung (§ 8 EinSiG) ohne Kursrisiko vor, die verfügbar bleiben, und weist den Verwaltungsbeirat auf Guthaben über der Sicherungsgrenze hin. Erträge stehen der Gemeinschaft zu.

(4)Der Verwalter zahlt nur gegen geprüften Beleg und nur, soweit Wirtschaftsplan, Beschluss oder seine Befugnisse nach § 4 die Zahlung decken. Verfügungsberechtigt sind: ; Änderungen teilt er dem Verwaltungsbeirat mit. Eine Barkasse führt er nicht. Abbuchung der Grundvergütung: § 8 Abs. 6. Vier-Augen-Prinzip und Leserecht (Abs. 5) wirken nur im Innenverhältnis (§ 9b Abs. 1 S. 3 WEG).

(5)Vorschüsse und Nachschüsse zieht der Verwalter per SEPA-Lastschrift ein, soweit Mandate vorliegen; die Fälligkeit richtet sich nach dem Beschluss der Wohnungseigentümer (§ 28 Abs. 3 WEG). Dem Verwaltungsbeirat übermittelt er in Textform eine Übersicht über Kontostände, Rücklagen und offene Forderungen, und zwar

(6)Entgelte des Instituts für Kontoführung, Zahlungsverkehr, Verwahrung und Leserecht sind Kosten der Gemeinschaft und keine Auslagen des Verwalters (§ 8 Abs. 5); sie werden vom Gemeinschaftskonto beglichen. Software und Bankanbindung seines Betriebs trägt der Verwalter.

(7)Provisionen, Boni, Rabatte oder sonstige Vorteile, die der Verwalter oder seine Beschäftigten im Zusammenhang mit der Verwaltung von Dritten erhalten, legt er dem Verwaltungsbeirat unverzüglich offen und gibt sie an die Gemeinschaft heraus (§§ 675, 667 BGB), es sei denn, die Wohnungseigentümer gestatten das Behalten in Kenntnis von Art und Höhe durch Beschluss. Verflechtungen: § 13 Abs. 2.

(8)Mit dem Vertragsende erlischt die Verfügungsberechtigung; der Verwalter beantragt spätestens zum Vertragsende die Löschung seiner Berechtigungen und Online-Zugänge einschließlich derjenigen seiner Beschäftigten, wirksam mit dem Vertragsende oder mit der späteren Legitimation des Nachfolgers, bestätigt sie der Gemeinschaft in Textform und wirkt an der Berechtigung des Nachfolgers mit (Kontounterlagen, Gläubiger-Identifikationsnummer, Lastschriftmandate). Danach verfügt er nur, soweit der Nachfolger oder der Vertreter der Gemeinschaft (§ 1 Abs. 3) in Textform freigibt. Konten löst er nicht auf.

§ 6Versammlung, Beschlüsse, Verwaltungsbeirat

(1)Der Verwalter beruft jährlich mindestens eine Versammlung ein (§ 24 Abs. 1 WEG). Mit der Grundvergütung abgegolten sind: Vorbereitung, Tagesordnung mit Beschlussvorschlägen, Ladung in Textform mit mindestens drei Wochen Frist (§ 24 Abs. 4 WEG), Prüfung von Vollmachten und Stimmrechten, Leitung (§ 24 Abs. 5 WEG), Feststellung und Verkündung der Beschlüsse, Niederschrift (Abs. 4); ein Zuschlag für Abend- oder Wochenendtermine fällt nicht an. Weitere Versammlungen, auch nach § 24 Abs. 2 WEG, sind besondere Leistungen (Anlage 1 Teil B Nr. 1); hat der Verwalter den Anlass zu vertreten, etwa einen Ladungsfehler, erhält er keine Vergütung.

(2)Die Versammlung findet in Präsenz statt; Online-Teilnahme (§ 23 Abs. 1 S. 2 WEG) und die Versammlung ohne physische Präsenz (§ 23 Abs. 1a WEG) setzen einen Beschluss voraus. Dann stellt der Verwalter als Grundleistung eine Videokonferenzlösung mit Teilnehmeridentifikation und Abstimmungsfunktion bereit. Für die Technikkosten gilt die angekreuzte Option.

Beschließen die Wohnungseigentümer vor dem 1. Januar 2028 Versammlungen ohne physische Präsenz, findet bis einschließlich 2028 jährlich eine Präsenzversammlung statt, sofern sie nicht einstimmig darauf verzichten (§ 48 Abs. 6 WEG). Aufzeichnungen unterbleiben (§ 11 Abs. 5).

(3)Umlaufbeschlüsse (§ 23 Abs. 3 WEG) bereitet der Verwalter vor und stellt das Ergebnis fest. Bis zu Verfahren je Wirtschaftsjahr sind mit der Grundvergütung abgegolten; weitere sind besondere Leistungen (Anlage 1 Teil B Nr. 2).

(4)Die Niederschrift fertigt der Verwalter unverzüglich (§ 24 Abs. 6 WEG) und stellt sie spätestens Wochen nach der Versammlung in Textform oder im Eigentümerportal bereit. Die Beschluss-Sammlung führt er fortlaufend nach § 24 Abs. 7 und 8 WEG einschließlich Anfechtungsvermerken. Beschlüsse führt er durch (§ 27 Abs. 1 WEG).

(5)Einsicht in die Verwaltungsunterlagen (§ 18 Abs. 4 WEG, § 12 Abs. 1) gewährt der Verwalter jedem Wohnungseigentümer in seinen Geschäftsräumen nach Terminvereinbarung, bei vereinbartem Eigentümerportal auch dort; Kopien gegen Auslagen nach Anlage 2 Teil E.

(6)Der Verwalter unterstützt den Verwaltungsbeirat (§ 29 WEG): Er legt Wirtschaftsplan und Jahresabrechnung rechtzeitig zur Prüfung vor (§ 7 Abs. 4), stellt Belege digital oder vor Ort bereit und nimmt an bis zu Beiratssitzungen je Wirtschaftsjahr teil (weitere: Anlage 1 Teil B Nr. 3). Über wesentliche Vorgänge (größere Schäden, Rechtsstreitigkeiten, erhebliche Zahlungsrückstände, Notmaßnahmen, drohende Planüberschreitungen) unterrichtet er ihn unverzüglich in Textform. Der Verwaltungsbeirat übernimmt keine Verwalteraufgaben. Über die Entlastung entscheiden die Wohnungseigentümer durch Beschluss; einen Anspruch darauf hat der Verwalter nicht.

§ 7Wirtschaftsplan, Jahresabrechnung, Vermögensbericht

(1)Wirtschaftsjahr ist das Kalenderjahr, soweit die Gemeinschaftsordnung nichts anderes bestimmt (§ 28 Abs. 1 S. 2 WEG); dieser Vertrag ändert es nicht.

(2)Der Verwalter stellt für jedes Wirtschaftsjahr einen Wirtschaftsplan auf (voraussichtliche Einnahmen und Ausgaben, Zuführung zu den Rücklagen, Einzelwirtschaftspläne je Einheit nach dem geltenden Verteilungsschlüssel), für das Folgejahr bis zum . Er legt ihn dem Verwaltungsbeirat vor (§ 29 Abs. 2 S. 2 WEG), stellt ihn den Wohnungseigentümern spätestens mit der Ladung bereit und bereitet den Beschluss über die Vorschüsse vor (§ 28 Abs. 1 WEG). Haben die Wohnungseigentümer die Fortgeltung der Vorschüsse beschlossen, erhebt er sie bis zum neuen Beschluss weiter.

(3)Innerhalb von Monaten nach Ablauf des Wirtschaftsjahres stellt der Verwalter die Jahresabrechnung auf: Gesamtabrechnung mit Einnahmen, Ausgaben und Kontoständen, Einzelabrechnungen je Einheit mit Vorschüssen und Nachschuss oder Guthaben, Entwicklung der Rücklagen. Er bereitet den Beschluss nach § 28 Abs. 2 WEG vor und setzt ihn um. Kann er die Frist ohne eigenes Verschulden nicht halten, teilt er dem Verwaltungsbeirat Grund und voraussichtlichen Termin unverzüglich in Textform mit.

(4)Mindestens Wochen vor der Versammlung stellt der Verwalter dem Verwaltungsbeirat den Entwurf der Jahresabrechnung mit Kontoauszügen und Belegen zur Prüfung zur Verfügung (§ 29 Abs. 2 S. 2 WEG), nach Wahl des Beirats digital oder vor Ort. Er beantwortet Rückfragen und teilt die Stellungnahme des Beirats den Wohnungseigentümern mit.

(5)Mit der Jahresabrechnung erstellt der Verwalter den Vermögensbericht (§ 28 Abs. 4 WEG) mit dem Stand der Rücklagen und dem wesentlichen Gemeinschaftsvermögen (Kontoguthaben, Forderungen einschließlich rückständiger Vorschüsse, Verbindlichkeiten) und stellt ihn jedem Wohnungseigentümer nach § 3 Abs. 3 oder Abs. 4 zur Verfügung.

(6)Grundleistungen sind auch die Bescheinigung nach § 35a EStG in der Einzelabrechnung, die Mitwirkung an der Heiz-, Warmwasser- und Wasserkostenabrechnung (Beauftragung des beschlossenen Messdienstleisters, Datenlieferung, Prüfung und Übernahme seiner Abrechnung) sowie die Bereitstellung der unterjährigen Verbrauchsinformationen und der Angaben zur CO2-Kostenaufteilung, soweit der Messdienstleister sie liefert; dessen Vergütung trägt die Gemeinschaft. Steuererklärungen der Gemeinschaft sind besondere Leistungen nach Anlage 1 Teil B Nr. 15.

(7)Beschlossene Sonderumlagen berechnet der Verwalter, fordert sie ein und rechnet sie ab; das ist Grundleistung. Reicht die Liquidität voraussichtlich nicht aus, informiert er den Verwaltungsbeirat unverzüglich und schlägt eine Sonderumlage oder eine Anpassung der Vorschüsse vor.

(8)Für Abrechnungen nach dem Vertragsende gilt § 12 Abs. 5. Fehlende oder fehlerhafte Abrechnungen eines Vorverwalters für frühere Wirtschaftsjahre erstellt der Verwalter als besondere Leistung nach Anlage 1 Teil B Nr. 12.

§ 8Vergütung

(1)Die Grundvergütung nach Abs. 2 gilt die Grundleistungen und alle sonstigen Leistungen nach § 3 Abs. 2 ab; keine Tätigkeit wird doppelt vergütet. Leistungen, deren Anlass der Verwalter zu vertreten hat, erbringt er ohne Sondervergütung und Auslagenersatz.

(2)Die Grundvergütung beträgt je Einheit und Monat EUR netto zuzüglich Umsatzsteuer von Prozent, das sind EUR brutto. Einheit ist jedes im Grundbuch eingetragene Wohnungs- oder Teileigentum der Wohnanlage. Für die Zählung gilt:

Den Gesamtbetrag je Monat weist Anlage 2 Teil A aus. Ändert sich die Zahl der Einheiten im Grundbuch, gilt sie vom Folgemonat an; die Sätze je Einheit bleiben.

(3)Für besondere Leistungen (Anlage 1 Teil B) erhält der Verwalter Sondervergütung nur in der in Anlage 2 Teil C und D bezifferten Höhe: Pauschale, Prozentsatz mit Bezugsgröße, Schwelle und Höchstgrenze oder Stundensatz nach Qualifikationsstufe mit Zeitnachweis. Eine Vergütung „nach Aufwand“ ohne bezifferten Satz gibt es nicht. Übersteigt die voraussichtliche Sondervergütung eines Vorgangs EUR brutto, holt der Verwalter vorab die Zustimmung des Verwaltungsbeirats in Textform ein, über EUR brutto einen Beschluss der Wohnungseigentümer; ein anordnender Beschluss mit Vergütungsangabe genügt. Ohne Verwaltungsbeirat entscheidet ein durch Beschluss ermächtigter Wohnungseigentümer. Bei Notmaßnahmen (§ 4 Abs. 3) genügt nachträgliche Zustimmung. Fehlt sie, entfällt der Anspruch, soweit er die Schwelle übersteigt.

(4)Alle Beträge sind Endpreise einschließlich Umsatzsteuer; Nettobetrag und Steuersatz stehen daneben. Ändert sich der Steuersatz, ändert sich nur der Steueranteil.

(5)Auslagen ersetzt die Gemeinschaft nur für die in Anlage 2 Teil E abschließend genannten eigenen Aufwendungen des Verwalters zu den dort genannten Sätzen gegen Nachweis. Allgemeine Geschäftskosten sind mit der Grundvergütung abgegolten; eine Verwaltungskostenpauschale gibt es nicht. Kosten der Gemeinschaft (Kontoentgelte, Gerichts- und Anwaltskosten, Messdienste) zahlt der Verwalter unmittelbar vom Gemeinschaftskonto (§ 5 Abs. 6).

(6)Die Grundvergütung ist monatlich am . Tag für den laufenden Monat fällig; der Verwalter darf sie in der bezifferten Höhe vom Gemeinschaftskonto abbuchen, nicht vom Rücklagenkonto. Sondervergütung und Auslagen werden mit Rechnung und Nachweis und, soweit erforderlich, Zustimmung nach Abs. 3 fällig; der Verwalter bucht sie frühestens zwei Wochen nach Übermittlung der Rechnung an den Vertreter der Gemeinschaft (§ 1 Abs. 3) vom Gemeinschaftskonto ab, bei Einwendungen in Textform nicht vor Klärung. Verzug richtet sich nach § 288 Abs. 1 BGB; Aufrechnung und Zurückbehaltung der Gemeinschaft bleiben unbeschränkt.

(7)Für die Anpassung der Grundvergütung während der Laufzeit gilt:

Eine Anpassung wird nur durch Beschluss und Vertragsänderung nach § 14 Abs. 2 wirksam; der Indexstand bei Wirksamwerden ist neuer Ausgangswert. Automatische Änderungen, einseitige Anpassungen und Zustimmungsfiktionen sind ausgeschlossen; scheitert eine Anpassung, bleibt es bei der bisherigen Vergütung ohne Kündigungsrecht.

(8)Bei Beginn oder Ende im Laufe eines Monats ist die Grundvergütung zeitanteilig nach Kalendertagen geschuldet; begonnene besondere Leistungen werden nach dem erbrachten Teil vergütet. Nach Abberufung gilt § 2 Abs. 7.

§ 9Haftung und Versicherung

(1)Der Verwalter haftet der Gemeinschaft für Pflichtverletzungen nach den gesetzlichen Vorschriften (§ 280 BGB). Unbeschränkt haftet er bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit, für Schäden an Leben, Körper oder Gesundheit, bei Arglist, im Umfang einer übernommenen Garantie und soweit zwingendes Recht es vorsieht.

(2)Bei einfacher Fahrlässigkeit haftet der Verwalter nur für die Verletzung wesentlicher Vertragspflichten, begrenzt auf den vertragstypischen, bei Vertragsschluss vorhersehbaren Schaden. Wesentliche Vertragspflichten sind Pflichten, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung dieses Vertrags überhaupt erst ermöglicht und auf deren Einhaltung die Gemeinschaft regelmäßig vertrauen darf, insbesondere die Verwaltung der Gelder (§ 5), Wirtschaftsplan und Jahresabrechnung (§ 7), Beschlussdurchführung und Fristwahrung. Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt.

(3)Für Erfüllungsgehilfen (§ 13 Abs. 4) haftet der Verwalter nach § 278 BGB. Handwerker, Sonderfachleute und Dienstleister, die er im Namen der Gemeinschaft beauftragt, sind deren Vertragspartner; der Verwalter schuldet sorgfältige Auswahl und Überwachung und prüft vor einer Zahlung, ob die abgerechnete Leistung erbracht ist.

(4)Ansprüche gegen den Verwalter verjähren nach den gesetzlichen Vorschriften; Ausschlussfristen werden nicht vereinbart.

(5)Der Verwalter unterhält während der Laufzeit eine Vermögensschaden-Haftpflichtversicherung nach § 34c Abs. 2 Nr. 3 GewO und § 15 MaBV. Versicherer: , Versicherungsschein-Nr.: . Versicherungssumme je Versicherungsfall: EUR (mindestens 500.000 Euro), je Versicherungsjahr: EUR (mindestens 1.000.000 Euro). Er weist den Versicherungsschutz bei Vertragsschluss und auf Verlangen jährlich in Textform nach und zeigt Kündigung, Wegfall oder Unterschreiten der Summen dem Vertreter der Gemeinschaft unverzüglich in Textform an (wichtiger Grund nach § 2 Abs. 4). Soweit vereinbart, unterhält er zusätzlich eine Vertrauensschadenversicherung über EUR.

(6)Dieser Vertrag begründet Rechte nur zwischen der Gemeinschaft und dem Verwalter; Ansprüche einzelner Wohnungseigentümer wegen der Verwaltung richten sich gegen die Gemeinschaft (§ 18 Abs. 2 WEG). Gesetzliche Ansprüche bleiben unberührt.

§ 10Zertifizierung, Erlaubnis, Weiterbildung

(1)Der Verwalter erklärt, zertifizierter Verwalter nach § 26a WEG zu sein; ist er eine juristische Person oder Personengesellschaft, sind die unmittelbar mit der Verwaltung der Wohnanlage befassten Beschäftigten geprüft oder gleichgestellt (§§ 7, 8 ZertVerwV). Für die Wohnanlage eingesetzte zertifizierte Person(en): . Nachweis (Prüfung oder Gleichstellung, Stelle, Datum): . Er legt ihn auf Verlangen vor.

(2)Der Verwalter besitzt die Erlaubnis nach § 34c Abs. 1 Satz 1 Nr. 4 GewO, erteilt durch am ; er legt sie auf Verlangen vor. Erlischt die Erlaubnis oder wird ein Verfahren auf Rücknahme oder Widerruf eingeleitet, zeigt er dies dem Vertreter der Gemeinschaft unverzüglich in Textform an.

(3)Scheidet eine zertifizierte Person aus oder wird sie nicht mehr für die Wohnanlage eingesetzt, teilt der Verwalter dies dem Vertreter der Gemeinschaft unverzüglich in Textform mit und benennt innerhalb von Monaten eine andere zertifizierte Person. Andernfalls kann die Gemeinschaft ohne Abmahnung aus wichtigem Grund kündigen (§ 2 Abs. 4); über die Abberufung entscheiden die Wohnungseigentümer durch Beschluss (§ 26 Abs. 1 WEG).

(4)Der Verwalter erfüllt die Weiterbildungspflicht nach § 34c Abs. 2a GewO und § 15b MaBV und erteilt auf Anfrage in Textform Auskunft nach § 11 MaBV.

(5)Änderungen der Angaben nach den Absätzen 1 bis 4, einen Wechsel von Rechtsform, Inhaber, Firma, gesetzlichen Vertretern oder Anschrift sowie einen Antrag auf Eröffnung des Insolvenzverfahrens über sein Vermögen teilt der Verwalter dem Vertreter der Gemeinschaft unverzüglich in Textform mit.

§ 11Datenschutz und Vertraulichkeit

(1)Der Verwalter verarbeitet personenbezogene Daten der Wohnungseigentümer, Nutzer, Vertragspartner und Dritter zur Erfüllung seiner gesetzlichen und vertraglichen Aufgaben (§§ 24, 27, 28 WEG) als eigenständig Verantwortlicher (Art. 4 Nr. 7 DSGVO), gestützt auf Art. 6 Abs. 1 Buchstabe b, c und f DSGVO. Ein Auftragsverarbeitungsvertrag mit der Gemeinschaft ist dafür nicht erforderlich.

(2)Verarbeitet der Verwalter aufgrund eines Beschlusses ausschließlich weisungsgebunden Daten für die Gemeinschaft (zum Beispiel Videoüberwachung, Zutrittssysteme), prüfen die Parteien, ob eine Vereinbarung nach Art. 28 oder Art. 26 DSGVO nötig ist, und schließen sie bei Bedarf ohne gesonderte Vergütung.

(3)Der Verwalter erfüllt die Pflichten nach Art. 13 bis 21, 30 und 32 DSGVO als Grundleistung (Anlage 1 A.8), behandelt Datenschutzverletzungen nach Art. 33 und 34 DSGVO und unterrichtet den Vertreter der Gemeinschaft unverzüglich. Datenschutzbeauftragter oder Ansprechperson, soweit bestellt: .

(4)Dienstleister, die in seinem Auftrag Daten verarbeiten (zum Beispiel Software, Eigentümerportal, Banking-Plattform, Rechenzentrum), bindet der Verwalter durch Verträge nach Art. 28 DSGVO auf eigene Verantwortung; Verarbeitung nur in der EU oder im EWR oder mit Garantien nach Kapitel V DSGVO. Eine Übersicht übermittelt er auf Verlangen.

(5)Für Online-Teilnahme, virtuelle Versammlungen (§ 6 Abs. 2) und das Eigentümerportal (§ 3 Abs. 3) wählt der Verwalter Lösungen mit Teilnehmeridentifikation, vertraulicher Übertragung und Stimmabgabe nur durch Berechtigte; Zugangsdaten vergibt er personenbezogen. Aufzeichnungen von Versammlungen erfordern einen Beschluss und die Einwilligung aller Teilnehmer.

(6)Der Verwalter behandelt alle Angelegenheiten der Gemeinschaft und der Wohnungseigentümer vertraulich, auch nach Vertragsende, und verpflichtet Beschäftigte und Dienstleister entsprechend. Auskünfte an Dritte erteilt er nur mit Rechtsgrund (zum Beispiel Behörden, Notare mit Vollmacht, Einsicht nach § 18 Abs. 4 WEG).

(7)Bei Vertragsende gibt der Verwalter die Daten nach § 12 heraus und löscht danach verbliebene Daten, soweit nicht eigene Aufbewahrungspflichten oder die Verteidigung gegen Ansprüche entgegenstehen; die Löschung bestätigt er auf Verlangen in Textform.

§ 12Vertragsende: Übergabe und Abwicklung

(1)Bei jedem Vertragsende gibt der Verwalter der Gemeinschaft alle Verwaltungsunterlagen heraus (§§ 675, 667 BGB): alle Unterlagen und Daten, die die Gemeinschaft betreffen und die er zur Ausführung erhalten oder aus ihr erlangt hat – insbesondere Teilungserklärung und Pläne, Verträge, Versicherungs- und Schadensakten, Prüfberichte, Belege, Kontoauszüge, Niederschriften, Beschluss-Sammlung, Wirtschaftspläne, Abrechnungen, Vermögensberichte, Eigentümerliste, Lastschriftmandate, Schlüssel und laufende Vorgänge mit Stand und Fristen. Empfänger ist der Nachfolger, sonst der Vertreter der Gemeinschaft (§ 1 Abs. 3) („Übergabe“). Sie soll am letzten Tag der Laufzeit stattfinden und ist spätestens Wochen nach dem Vertragsende abgeschlossen. Die Beteiligten protokollieren sie mit Verzeichnis; fehlende Unterlagen benennt der Verwalter mit Grund.

(2)Buchhaltungs- und Stammdaten (Buchungsjournal, Saldenlisten, offene Posten, Stammdaten von Wohnungseigentümern und Einheiten, Verteilungsschlüssel) übergibt der Verwalter elektronisch in einem gängigen, ohne seine Software lesbaren Format: . Portaldokumente (§ 3 Abs. 3) übergibt er als Dateien; Zugänge zu Diensten Dritter überträgt er auf den Nachfolger oder lässt sie sperren. Kontoberechtigungen: § 5 Abs. 8.

(3)Ein Zurückbehaltungsrecht an Unterlagen, Daten, Schlüsseln, Zugängen und Geldern der Gemeinschaft hat der Verwalter nicht, auch nicht wegen Vergütungsansprüchen. Übergabe, Datenexport, Schlussrechnung und Auskünfte nach Abs. 4 sind Grundleistungen (Anlage 1 A.9); vergütet wird nur die Abrechnung nach Abs. 5 Option (a).

(4)Innerhalb der Frist nach Abs. 1 legt der Verwalter Rechnung vom Ende des zuletzt abgerechneten Wirtschaftsjahres bis zum Vertragsende (§§ 675, 666, 259 BGB): Einnahmen und Ausgaben mit Belegen, Kontostände, Forderungen, Verbindlichkeiten, Rücklagen und Sonderumlagen (Schlussrechnung). Rückfragen des Nachfolgers beantwortet er bis Wochen nach der Übergabe unentgeltlich.

(5)Eine bei Vertragsende nach § 7 Abs. 3 bereits fällige Jahresabrechnung stellt der Verwalter ohne gesonderte Vergütung fertig. Im Übrigen gilt die gewählte Option; bei Option (a) läuft die Frist nach § 7 Abs. 3 ab Ende des Wirtschaftsjahres bzw. ab Vertragsende, die Abrechnung bis zum Vertragsende folgt der Gliederung der Jahresabrechnung, der Nachfolger stellt benötigte Unterlagen bereit, die Vergütung wird mit Übergabe fällig.

(6)Der Verwalter bewahrt die Verwaltungsunterlagen vollständig, geordnet und geschützt auf und vernichtet sie nicht; Vernichtung, auch nach Digitalisierung, bedarf eines Beschlusses, vor dem er auf gesetzliche Aufbewahrungsfristen hinweist. Nach der Übergabe behält er Kopien nur, soweit eigene gesetzliche Pflichten, die Abrechnung nach Abs. 5 oder die Verteidigung gegen Ansprüche es erfordern; im Übrigen löscht er nach § 11 Abs. 7.

§ 13Interessenkonflikte und Dritte

(1)Die Verwaltung von Sondereigentum (Vermietung, Mietverwaltung) ist nicht Gegenstand dieses Vertrags; sie bedarf eines gesonderten Vertrags mit dem Wohnungseigentümer. Aufwand daraus berechnet der Verwalter der Gemeinschaft nicht und führt ihn nicht über ihre Konten. Für die Vermittlung von Mietverträgen über Einheiten, die er im Sondereigentum verwaltet, verlangt er keine Provision.

(2)Der Verwalter legt bei Vertragsschluss offen, ob er, seine gesetzlichen Vertreter, Gesellschafter oder verbundene Unternehmen an Dienstleistern der Gemeinschaft beteiligt sind oder von ihnen Vorteile erhalten; Änderungen zeigt er unverzüglich in Textform an. Zuwendungen Dritter richten sich nach § 5 Abs. 7.

(3)Verträge zwischen der Gemeinschaft und dem Verwalter, seinen gesetzlichen Vertretern, Gesellschaftern oder verbundenen Unternehmen schließt der Verwalter nur aufgrund eines Beschlusses, der die Verbindung offenlegt. Eine allgemeine Befreiung von § 181 BGB wird nicht erteilt.

(4)Der Verwalter darf Beschäftigte und Hilfspersonen (zum Beispiel Buchhaltung, Software) einsetzen; er bleibt verantwortlich (§ 9 Abs. 3) und trägt deren Kosten. Die Übertragung des Verwalteramts oder der Verwaltung im Ganzen oder in wesentlichen Teilen auf Dritte ist ausgeschlossen. Untervollmachten: § 4 Abs. 4; Auftragsverarbeiter: § 11 Abs. 4.

(5)Der Verwalter darf andere, auch benachbarte Gemeinschaften verwalten. Bei einem Interessenkonflikt unterrichtet er den Verwaltungsbeirat unverzüglich in Textform, enthält sich einseitiger Erklärungen und holt einen Beschluss ein; Notmaßnahmen (§ 4 Abs. 3) bleiben unberührt.

§ 14Schlussbestimmungen

(1)Regelungen der Teilungserklärung und Gemeinschaftsordnung gehen diesem Vertrag vor, soweit sie wirksam sind und die Wohnungseigentümer nicht durch zulässigen Beschluss davon abgewichen sind; Regelungen gegen zwingendes Recht, insbesondere § 26 Abs. 1 bis 3 WEG, gelten nicht (§ 26 Abs. 5 WEG). Der Verwalter sichtet beide bei Übernahme (Anlage 1 A.1) und weist den Verwaltungsbeirat auf Abweichungen hin.

(2)Änderungen dieses Vertrags bedürfen eines Beschlusses der Wohnungseigentümer und einer Vereinbarung in Textform durch den Vertreter der Gemeinschaft (§ 1 Abs. 3). Individualabreden gehen vor (§ 305b BGB).

(3)Nebenabreden bestehen bei Vertragsschluss nicht.

(4)Ist eine Bestimmung unwirksam, bleibt der Vertrag im Übrigen wirksam; es gilt das Gesetz (§ 306 Abs. 2 BGB).

(5)Anlage 1 (Leistungskatalog) und Anlage 2 (Vergütungsübersicht) sind Vertragsbestandteil; Anlage 3 (Widerrufsbelehrung), die Hinweisboxen und die gesonderte Arbeitshilfe sind es nicht.

(6)Steht der Gemeinschaft ein Widerrufsrecht nach §§ 312g, 355 BGB zu, gilt Anlage 3. Der Verwalter händigt sie dem Vertreter der Gemeinschaft spätestens bei Vertragsschluss in Papierform oder mit dessen Zustimmung auf einem anderen dauerhaften Datenträger aus; der Erhalt wird gesondert bestätigt.

(7)Sonstige Vereinbarungen: