Verification of Payee (VoP) für Hausverwalter und Unternehmen: Die verpflichtende Empfängerüberprüfung ab dem 09. Oktober 2025

Einführung in die Verification of Payee (VoP)

Die Verification of Payee (VoP) und die empfängerprüfung stellen einen entscheidenden Fortschritt für die Sicherheit im SEPA-Zahlungsverkehr dar. Ab Oktober 2025 sind Banken in der Europäischen Union verpflichtet, bei jeder SEPA-Überweisung und SEPA-Echtzeitüberweisung eine Empfängerüberprüfung durchzuführen. Diese Vorgabe basiert auf einer neuen EU-Verordnung zur Regulierung von Echtzeitüberweisungen und zielt darauf ab, den Zahlungsverkehr innerhalb der EU noch sicherer zu gestalten.

Im Rahmen der VoP wird vor der Ausführung einer Überweisung die IBAN mit dem Namen des Kontoinhabers abgeglichen. So wird sichergestellt, dass Zahlungen tatsächlich an den vorgesehenen Empfänger gehen und nicht versehentlich oder durch Betrug fehlgeleitet werden. Die Empfängerüberprüfung ist damit ein wirksames Instrument, um die Risiken im Zahlungsverkehr zu minimieren und den zahlungseingang zu verbessern. Für Unternehmen, Banken und alle Nutzer von SEPA-Überweisungen bedeutet dies ein Plus an Sicherheit und Transparenz im Zahlungsalltag.

Regulatorische Grundlage und das Ziel der VoP

Die Verification of Payee (VoP), bekannt als Empfängerüberprüfung oder IBAN-Namensabgleich, etabliert sich als zentrales Element der aktuellen regulatorischen Änderungen im Zahlungsverkehr. Ab dem 9. Oktober 2025 wird die VoP im gesamten SEPA-Raum verpflichtend. Diese Neuerung basiert auf gesetzlichen Vorgaben der EU, insbesondere der EU-Verordnung 2024/886, Artikel 5, welche die verpflichtende Umsetzung der VoP für SEPA-Überweisungen und SEPA-Echtzeitüberweisungen festlegt.

Hinweis: Unternehmen sollten sich frühzeitig über die neuen regulatorischen Vorgaben und etwaige Änderungen im Zusammenhang mit der VoP informieren, um Compliance-Risiken zu vermeiden.

Opt-In vs. Opt-Out in Sepa Überweisungen des VoP Service

Die Wahl zwischen Opt-In und Opt-Out bei der Empfängerüberprüfung hat erhebliche Auswirkungen auf die rechtlichen und wirtschaftlichen Konsequenzen für Firmenkunden, insbesondere im Hinblick auf Haftungsfragen bei betrügerischen oder fehlerhaften Transaktionen. Firmenkunden können durch die Entscheidung für Opt-In oder Opt-Out bestimmen, ob die Empfängerüberprüfung bei Überweisungen aktiviert wird.

Das primäre Ziel der VoP ist die Betrugsprävention und hat damit kraft des neuen Gesetzes eine zentrale Bedeutung . Durch den automatisierten Abgleich von IBAN und Empfängernamen vor jeder Zahlung wird das Risiko von Fehlüberweisungen und Betrugsfällen deutlich reduziert, was die Sicherheit und Effizienz im europäischen Zahlungsverkehr signifikant erhöht. Dies stärkt die Rolle des Zahlers, da Überweisungen erst nach einer erfolgreichen Prüfung freigegeben werden können.

Vorteile des Verification of Payee-Prozesses

Der Verification of Payee-Prozess bringt zahlreiche Vorteile für alle Beteiligten im Zahlungsverkehr mit sich. Durch die verpflichtende Empfängerüberprüfung werden Betrugsfälle und Fehlüberweisungen deutlich reduziert, was die Sicherheit für Unternehmen, Banken und Kunden nachhaltig erhöht. Die VoP sorgt dafür, dass Zahlungen nur dann ausgeführt werden, wenn die Empfängerdaten – insbesondere Name und IBAN – korrekt übereinstimmen.

Für Unternehmen bedeutet dies eine erhebliche Entlastung, da manuelle Prüfungen und nachträgliche Korrekturen seltener notwendig sind. Gleichzeitig können Unternehmen ihre Kunden gezielt über die korrekten Empfängerdaten informieren und so Verzögerungen oder Rückläufer im Zahlungsverkehr vermeiden. Insgesamt trägt die VoP dazu bei, den SEPA-Zahlungsverkehr effizienter, transparenter und sicherer zu gestalten – ein klarer Mehrwert für alle, die regelmäßig Überweisungen tätigen oder empfangen.

Der technische Ablauf der Empfängerüberprüfung

Die VoP betrifft alle Kunden mit einem Zahlungskonto. Der Mechanismus sieht vor, dass die Bank des Auftraggebers (Zahlers) vor der Autorisierung einer SEPA-Zahlung eine VoP-Anfrage an die Empfängerbank sendet. Dabei ist die korrekte Angabe und Überprüfung des Empfängernamens entscheidend, um sicherzustellen, dass der Name des Empfängers mit den Kontodaten übereinstimmt und so Betrugsversuche sowie Fehler vermieden werden. Zudem spielt der Zahlungsempfänger eine zentrale Rolle bei der Empfängerüberprüfung, da die korrekte Angabe aller relevanten Daten, insbesondere Empfängername und IBAN, für die Sicherheit und Plausibilität im Zahlungsverkehr unerlässlich ist.

Der Prüfprozess und die notwendige Freigabe

Der Ablauf der Prüfung erfolgt in mehreren Schritten:

Ihre Zahlung wird mit einer Transportunterschrift an die Bank gesendet.
Die Bank führt den technischen IBAN-Namensabgleich durch.
Innerhalb weniger Sekunden erhalten Sie ein Ergebnis.
Nach der Prüfung erhalten Sie ein Protokoll im neuen pain.002-VoP-Format (Electronic Banking).
Anschließend können Sie als Auftraggeber die Zahlung freigeben oder abbrechen. Die Freigabe und anschließende Ausführung erfolgt erst nach erfolgreicher Überprüfung der Empfängerdaten, um Fehler und Betrug zu vermeiden.

Ein Bild veranschaulicht den Ablauf der Verifikation des Payee bei Überweisungen und unterstützt so das Verständnis der einzelnen Prüfschritte.

Die möglichen Prüfungsergebnisse

Die Empfängerbank meldet dem Auftraggeber eines der folgenden Ergebnisse zurück:

Match-Ergebnis-Definitionen

Ergebnis	Bedeutung	Implikation
Match	Name und IBAN stimmen vollständig mit den Daten bei der Empfängerbank überein.	Zahlung kann freigegeben werden.
Close Match	Es liegt eine teilweise Übereinstimmung vor (close matches).	Die Empfängerdaten sind ähnlich, aber nicht vollständig identisch. Dies erfordert eine sorgfältige Überprüfung und gegebenenfalls eine manuelle Entscheidung durch den Zahler. Bei Sammelüberweisungen kann bei close matches nur die gesamte Sammelüberweisung freigegeben oder storniert werden.
No Match	Es gibt keine Übereinstimmung zwischen dem gesendeten Namen und dem beim Empfänger hinterlegten Namen (no matches).	Dies führt typischerweise zur Ablehnung oder erfordert eine weitere Überprüfung der Zahlung. Bei no matches muss die Transaktion gestoppt oder individuell geprüft werden, um Fehler oder Betrug zu vermeiden.
No Check	Die Prüfung war nicht möglich (z. B. wegen Zeitüberschreitung).

Hinweis zur Bankenspezifik und Verfahrensabweichungen

Bitte beachten Sie, dass die in diesem Artikel beschriebenen Regeln und Abläufe sich insbesondere auf unseren Partner, die HCOB Bank, beziehen. Die Umsetzung der Verification of Payee (VoP) kann bei anderen Banken leicht abweichen, da diese eigene technische Systeme und Prozessgestaltungen verwenden. Dennoch orientieren sich die meisten Banken an den EU-weiten Vorgaben und agieren in ähnlicher Weise, sodass die dargestellten Informationen eine gute Orientierung für Unternehmen und Hausverwalter bieten.

Wir empfehlen Ihnen, bei spezifischen Fragen oder Unsicherheiten direkt Ihre Bank oder Ihren Zahlungsdienstleister zu kontaktieren, um die genauen Abläufe und Anforderungen zu klären.

Korrekte Unternehmensbezeichung (Beispiel):
Hausverwaltung Max Mustermann Hamburg GmbH

Hausverwaltung Max Mustermann Hamburg GmbH
Hausverwaltung Max Mustermann Hamburg GmbH	Match
Hausverwaltung Max Mustermann Hamburg	Match
hausverwaltungmaxmustermannhamburg	Match
Hausverwaltung Hamburg GmbH	No Match
Hausverwaltung Max Hamburg GmbH	No Match
Hausverwaltung Max Mustermann	No Match
Hausverwaltung Mustermann Hamburg	Close Match
Hausverwaltung M. Hamburg GmbH	No Match
Hausverwaltung Max Mustermann Hamburg	Match
Huasverwaltung Max Mustermann Hamburg GmbH	Close Match

Überprüfungsregeln in der Übersicht:

Groß-/Kleinschreibung ignoriert
Akzente nicht beachtet
Sonderzeichen ignoriert
Titel nicht beachtet
Rechtsformen ignoriert
Leerzeichen bereinigt

💡 Zusätzliche Tradenames können als weitere Bezeichnungen für das Konto hinterlegt werden. Sie ermöglichen eine breitere Abdeckung möglicher Namensvarianten, die Zahlende verwenden könnten.

Webinar zum Thema Verification of Payee (VoP)

Für eine ausführliche Erklärung und praxisnahe Einblicke empfehlen wir Ihnen unsere Webinar-Aufzeichnung zum Thema Verification of Payee (VoP). Dort erfahren Sie alles Wichtige zur neuen Empfängerüberprüfung, den technischen Abläufen sowie den Auswirkungen auf Unternehmen und Hausverwaltungen.

Besondere Anforderungen an Unternehmen und Hausverwaltungen

Als Unternehmen, das regelmäßig Zahlungen tätigt (z. B. Mieten, Betriebskosten, Handwerkerrechnungen), beeinflussen die neuen regulatorischen Vorgaben Ihre internen Prozesse im Zahlungsverkehr maßgeblich. Die korrekte Angabe und sorgfältige Prüfung des Zahlungsempfängers ist dabei besonders wichtig, da Abweichungen bei den Empfängerdaten zu Verzögerungen oder sogar zur Rückweisung der Zahlung führen können. Zudem sollten Sie auf notwendige Änderungen bei Zahlungsvorgängen und Überweisungsvorlagen achten, um Zahlungsausfälle oder Verzögerungen zu vermeiden.

Technische Umsetzung und System-Updates

Um einen reibungslosen Ablauf und die Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen sicherzustellen, sind Anpassungen an Software und Zahlungsprozessen notwendig. In diesem Zusammenhang ist ein regelmäßiges Update Ihrer Systeme erforderlich, um die neuen gesetzlichen Vorgaben und technischen Änderungen korrekt umzusetzen:

pain.002-VoP-Format: Ihre Systeme müssen in der Lage sein, das neue VoP-Status-Report-Protokoll zu verarbeiten.
Neue EBICS-Auftragsarten: Zur Unterstützung der VoP-Prüfungen wurden neue EBICS-Auftragsarten eingeführt:
CTV (Check Transaction Verified) für SEPA-Überweisungen.
CIV für Instant Payments (SEPA-Echtzeitüberweisungen).
VPZ für den VoP-Status-Report (pain.002).
Die bekannten Auftragsarten CTT und CIP bleiben bestehen.

Datenhygiene und Abgleich von Empfängerdaten

Die korrekte Angabe und Überprüfung der Empfängerdaten (Name, IBAN, Angaben) sowie die richtige Schreibweise des Namens sind entscheidend für eine erfolgreiche Freigabe von Zahlungen und einen reibungslosen Zahlungseingang.

Obwohl die Banken den technischen Abgleich durchführen, tragen Sie als Unternehmen weiterhin die volle Haftung für die Richtigkeit der Empfängerdaten.

Bei der Prüfung werden zwar einige Variationen ignoriert (z. B. Groß-/Kleinschreibung, Akzente, Sonderzeichen, Titel, Rechtsformen und bereinigte Leerzeichen), dennoch ist die Pflege der Stammdaten unerlässlich. Die sorgfältige Pflege der Stammdaten und die Überprüfung der Empfängerdaten dienen dem Schutz vor Betrug und Fehlüberweisungen. Unternehmen können Tradenames als zusätzliche Bezeichnungen für das Konto hinterlegen. Dies ermöglicht eine breitere Abdeckung möglicher Namensvarianten, die von Zahlern verwendet werden könnten.

Kontaktmöglichkeiten und Unterstützung

Bei Fragen zur Einführung der Verification of Payee (VoP) und zur Umsetzung der neuen Anforderungen im Zahlungsverkehr stehen verschiedene Kontaktmöglichkeiten zur Verfügung. Kunden können sich direkt an ihren persönlichen Ansprechpartner im Zahlungsverkehr wenden oder eine E-Mail an die zuständige Fachabteilung ihrer Bank senden. Viele Banken und Zahlungsdienstleister bieten zudem auf ihren Websites umfangreiche Informationen, Leitfäden und FAQ-Bereiche rund um die VoP-Prüfung an.

Es empfiehlt sich, frühzeitig den Dialog mit der eigenen Bank oder dem Zahlungsdienstleister zu suchen, um alle notwendigen Schritte für die reibungslose Umstellung bis Oktober 2025 zu klären. So können Unternehmen und Kunden sicherstellen, dass sie optimal auf die neuen Vorgaben vorbereitet sind und der Zahlungsverkehr auch nach der Einführung der VoP ohne Unterbrechungen funktioniert.

Fazit und Handlungsempfehlungen

Die VoP markiert einen bedeutenden Fortschritt für die Sicherheit des Zahlungsverkehrs. Für Unternehmen mit hohem Transaktionsvolumen ist eine rechtzeitige Vorbereitung unerlässlich.

Es ist entscheidend, dass Hausverwaltungen die organisatorische und technische Umsetzung der neuen Anforderungen sicherstellen, wozu die Aktualisierung bestehender Systeme und Anpassungen in den internen Abläufen gehören. Eine klare Kommunikation und Information über die Ergebnisse der Prüfung ist für den Auftraggeber essenziell, um Unsicherheiten und Verzögerungen zu vermeiden.

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