Umlagefähige Betriebskosten: Die wichtigsten Punkte

Das Unterhalten von Häusern und Wohnungen kostet Geld. Einige Ausgaben können Vermieter auf ihre Mieter in Form von umlagefähigen Betriebskosten umlegen. Welche Nebenkosten umlagefähig sind, was das richtige Vorgehen bei der Nebenkostenabrechnung ist und was Vermieter abrechnen dürfen, erfahren Sie hier.

Umlagefähige Betriebskosten: Definition

Bei umlagefähigen Betriebskosten bzw. Nebenkosten handelt es sich um jene Kosten, die Verwalter oder Vermieter nicht selbst tragen müssen, sondern auf  Ihre Mieter umlegen dürfen. 

Unter umlagefähige Betriebskosten fallen unter anderem die Kosten der Grundsteuer. Sie gehören zu den laufenden öffentlichen Lasten des Grundstücks. Außerdem gehören Abwasser, Müllbeseitigung sowie Heiz- und Warmwasser zu den Betriebskosten bei einer Vermietung, die Sie als Vermieter oder Verwalter nicht selbst tragen müssen. Insgesamt gibt es 17 Posten von umlagefähigen Betriebskosten für Sie.

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BGB und BetrKV: Die rechtliche Grundlage der Betriebskosten

Die wichtigsten rechtlichen Grundlagen zum Thema Betriebskostenumlage und Betriebskostenabrechnung finden Sie im Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB) und in der Betriebskostenverordnung (BetrKV).

Infos im BGB:

Im § 556 BGB werden die Bedingungen für das Umlegen von Betriebskosten festgelegt. Dieser beinhaltet beispielsweise, dass Betriebskosten nur umlegbar sind, wenn dies vorher zwischen Vermieter und Mieter vereinbart wurde und sie im Mietvertrag ersichtlich sind. Dafür ist es nicht notwendig, dass alle Posten einzeln aufgelistet werden. Es muss aber eine eindeutige Formulierung vorhanden sein. Außerdem muss auch festgelegt werden, wie die Betriebskosten abgerechnet werden (§ 556 Abs. 2 BGB). Die Vertragsparteien können beispielsweise vereinbaren, dass sie als Pauschale oder als Vorauszahlung ausgewiesen sind. 

Infos in der BetrKV:

Die BetrKV in §§ 1 und 2 bestimmt dann ausführlich, was umlagefähige Betriebskosten sind. Betriebskosten sind in der Regel jene Kosten, die durch die Nutzung von Gebäuden, Grundstücken und Anlagen laufend entstehen. Welche Kosten nun genau durch Mieter zu leisten sind, ist in § 2 BetrKV festgehalten. Demnach beinhalten umlagefähige Betriebskosten, die auf Mieter übertragen werden können, unter anderem Ausgaben für Versicherungen, Steuern, Wasser- und Heizungsverbrauch oder die Müllbeseitigung.

Alle umlagefähigen Betriebskosten auf einen Blick

• Grundsteuer
  Insofern Sie diese Nebenkosten im Mietvertrag ausdrücklich erwähnen, können Sie sie in der Betriebskostenabrechnung für Mieter umlegen. 
• Wasser- und Abwassergebühr
  Mieter müssen die Kosten für ihr verbrauchtes Wasser selbst tragen und Gebühren für die Haus- und Grundstücksentwässerung übernehmen
• Heizungs- und Warmwasserkosten
  Diese Kosten sind wesentlicher Bestandteil der Warmmiete und werden in der Nebenkostenabrechnung aufgelistet.
• Kosten für den Aufzug
  Zu den Kosten für den gemeinschaftlich genutzten Aufzug zählen dessen Stromverbrauch, Überwachung, Wartung und Reinigung. Selbst Mieter, die im Erdgeschoss wohnen, teilen sich diese Kosten mit den restlichen Mieter.
• Abgaben für die Straßenreinigung und Müllabfuhr
  Kosten, die für die Straßenreinigung und Müllentsorgung anfallen, sind Nebenkosten, die Sie auf die Mieter umlegen dürfen.
• Gebäudereinigung und Ungezieferbeseitigung
  Wenn eine Reinigungsfirma die Gebäudereinigung übernimmt, dann können Sie diese Kosten auf die Mieter umlegen. Es ist auch möglich, dass diese die Treppenhausreinigung selbst übernehmen.
• Gartenpflege
  Die Instandhaltung und Pflege der Außenanlage gehört auch zu den umlagefähigen Nebenkosten.
• Beleuchtungskosten
  Die Kosten der gemeinschaftlichen Beleuchtung, wie die des Treppenhauses, können auch auf die Mieter umgelegt werden.
• Sach- und Haftpflichtversicherungen
  Verwalter und Vermieter können alle Versicherungen, die für das Gebäude anfallen auf die Mieter umlegen.
• Hausmeisterkosten
  Die Nebenkosten für Hausmeister können auf die Mieter umgelegt werden. Hier ist es wichtig, dass es sich dabei um echte Hausmeistertätigkeiten handelt.
• Fernsehen, Antenne oder Kabelanschluss
  Kosten für den Kabelanschluss oder die Gemeinschaftsantenne sind ebenfalls umlegbar.
• Waschraum
  Sowohl die Anschaffungs- als auch die Stromkosten für gemeinschaftlich genutzte Waschmaschinen werden von den Mieter übernommen.
• Schornsteinfeger
  Die Kosten für Schornsteinfeger können auf die Mieter umgelegt werden.
• Sonstige Betriebskosten
  Sollten Sie beispielsweise eine für die Gemeinschaft nutzbare Sauna oder ein Schwimmbad haben, dann können Sie diese auch auf die Mieter umlegen. Diese Posten müssen allerdings explizit im Mietvertrag gelistet werden.

Diese Nebenkosten können Sie nicht umlegen 

Einige bestimmte Nebenkosten dürfen von Vermieter nicht auf die Mieter umgelegt werden, auch dann nicht, wenn Sie dies im Mietvertrag vermerkt haben. Diese sind im § 1, Abs. 2 der Betriebskostenverordnung festgesetzt. Dazu zählen zum Beispiel Kosten, die die Verwaltung der Immobilie betreffen, die Instandhaltung und Instandsetzung.

Nicht umlagefähige Nebenkosten sind:

• Verwaltungskosten
• Kosten für Instandhaltung und Instandsetzung
• Bankgebühren des Vermieters
• Portokosten für Abrechnungen
• Abschreibungen und Rücklagen